人力资源管理

帮忙做一下:工作分析是否能这样进行?

2003年4月1日下午13:00,在大家午休的时候,小西和HRD经理被叫到了公司会议室——管理顾问临时召见。这是小西来公司的第二天,一切才慢慢开始变得有点亲切,包括HRD经理——年过六旬、社会阅历颇丰、人格魅力很强的忻姨和将要给她们开会的管理顾问——刚刚留美归国的MBA。
MBA:小西,很高兴你的加盟,为了让你有机会展示自己的才能,我和忻姨决定由你来系统的做一下公司每个岗位的工作分析。有什么困难可以提出,我们会尽量提供帮助。
忻姨:我们公司已通过了国家ISO9001质量认证,你可以参照一下ISO体系文件,会有所启发。
小西:(先沉默了一下,因为她感觉事情并不简单)好吧,我先试着去做,有问题随时请求你们的帮助。 ……
任务就这样下来了,对于小西——去年北京某高校人力资源管理专业毕业——来说,真的有点难度,“我根本就不怎么了解公司情况啊,而且工作分析说起来简单,要做好恐怕不容易呀。唉……”小西愁开了。
公司背景介绍:
XX宽带数字技术有限公司(以下简称XX公司)成立于1993年,是行内稍有名气的一家从事机顶盒研究开发的高新企业。公司员工虽然不到200人,但是组织结构安排得仅仅有条,从机顶盒的产品规划到研究开发再到生产最后走上数字电视的大市场,公司都配备了一套良好的人马班子。去年,在机顶盒行业并不十分景气的情况下,XX公司凭着独特的经营方式,强有力的人力资源后盾创下了年销售量6万台的佳绩,在行内遥遥领先。今年为了迎接更好的机遇更大的挑战,以管理顾问为首的公司领导班子决定进行深度改革,首先从组织架构着手,把市场部提到了新的高度,重整了原来的系统软件部、应用软件部、硬件部等,同时也引进了一批更专业的人才(小西就是基于此引进的),用总经理的话说:专业的人才,做专业的事。但是,由于组织架构的变动,有些岗位名称变了,有些部门名称变了,也有一些员工的部门隶属关系变了,部门主要职能变了。因此有些员工开始迷茫:我现在该做什么呀,什么叫做“项目管理总经理”呀……缘此,我们的管理顾问就提出让小西做系统的工作分析,明确每个岗位的职责。
公司原有工作分析介绍:
翻开公司的ISO体系文件,在《管理责任程序》后的附件二《部门职责说明》之后就是小西最想参考的《工作说明书》了,可是当她细看之后,发现这和现在公司的岗位安排有较大的距离,而且,这里的《工作说明书》好像并不规范,没有遵循所谓的工作分析要包括 “5W1H”(who\whom\what\when\where\how)的说法,还有岗位定编定员等。现从中选一例供大家讨论。
例:人力资源部工作说明书
人力资源部经理:
1、 负责公司的劳资管理,并按绩效考评情况实施奖罚;
2、 负责统计、评估公司人力资源需求情况,制定人员招聘计划并按计划招聘公司员工;
3、 按实际情况完善公司《员工工作绩效考核制度》;
4、 负责向总经理提交人员鉴定、评价的结果;
5、 负责管理人事档案;
6、 负责本部门员工工作绩效考核;
7、 负责完成总经理交待的其他任务。
培训考核岗位:
1、 负责按月收集各部门绩效考核表,并按公司《员工工作绩效考核制度》进行人员绩效考核,按时上报人力资源部经理。
2、 负责收集各部门的培训需求,制定培训计划。
3、 负责执行经审批的培训计划,并进行培训考核,撰写培训总结。
4、 完成人力资源部经理交待的其他工作。
问题: 1、 企业在什么情况下要进行系统的工作分析,明确岗位职责?工作分析对于企业的人力资源管理来说有什么具体的作用呢?怎样利用工作分析来提高企业整个人力资源管理?
2、 工作分析到底由谁来做,是人力资源部一手操办的吗?
3、 在工作分析进行、执行的过程中,组织管理者充当什么样的角色?难道仅仅是任务的布置者?或者是旁观者?
4、 在工作分析过程中,部门经理、岗位任职者该做些什么,还是什么都不做,等着工作说明书来规范自己?
5、 在工作说明书执行的过程中,如果员工有异议,或者说跟根本就不同意你对他所在岗位下的规定,那么人力资源部该怎么做?
6、 工作说明书执行后,是否需要更新维护还是就这样不再变动?如果需要更新维护的话,依靠什么、由谁来做呢?是人力资源部吗?

工作分析一二问工作, 分析谈到工作分析和职位说明书,就象是啃鸡肋,食之无肉但弃之可惜。虽然工作分析及职位说明书做出来后的好处大家可以三天三夜也说不完,从招聘到培训到绩效,似乎每个都是基于工作分析并和职位说明书有莫大关系,事实上也应该如此。可每每大动干戈费尽心思弄出来的东西却成了聋子的耳朵——摆设,用的时候似乎总也不顺,所以干脆存起来尘封。长此以往,工作分析就成了HR们心中永远的一个痛。

鄙人不自量力,把自己的一些想法谈出来大家分享:

1、 企业在什么情况下要进行系统的工作分析,明确岗位职责?工作分析对于企业的人力资源管理来说有什么具体的作用呢?怎样利用工作分析来提高企业整个人力资源管理?
工作分析是什么?结果就是岗位职责?这是一种误解。工作分析其实是全面了解、获取与工作有关的详细信息的过程。我以为,工作分析是确定完成各项工作所需技能、责任和知识的系统过程。目的是为了确定工作人员完成什么样的的体力和脑力活动;工作将在什么时候完成;工作将在那里完成;工作人员如何完成此项工作;为什么要完成此项工作;完成工作需要那些条件。
在下列情况下,组织最需要进行工作分析:(1)建立一个新组织。因为新的组织由于目标分解,组织的设计及人员招聘需要进行工作分析。(2)由于战略的调整,业务的发展,使工作内容、工作性质发生变化,需要进行工作分析。(3)由于技术创新,劳动生产率提高,需重新进行定岗、定员。(4)建立制度的需要,比如绩效考核、晋升、培训机制的研究等需要进行工作分析。
工作分析对人力资源管理具有非常重要的作用:(1)组织管理,如组织结构的设计、组织计划、组织目标的管理等。(2)工作设计。工作流程设计、职位分类、权责关系、职务设计,健全规范制度等。(3)人力资源管理,即人尽其职,涉及到人力资源计划、人员招聘、人员培训与开发,绩效考核、工资管理等。
有了工作分析,各级管理人员不论选人、育人、用人、留人都有了科学根据。运用工作分析的结果是在“合适的时候把合适的人放在合适的岗位上”。避免人力资源的浪费,提高工作效率。还有,可以科学地评估员工的绩效,有效地激励员工。

结论:人力资源管理工作应该基于工作分析,如果没有工作分析,实际上谈不上对人力资源的管理,最多由“劳动工资科”前进一步成为了“劳动人事科”而已。任何在没有做工作分析的情况下试图引进的先进技术、先进管理理念都如同没有地基的空中楼阁,随时会塌下来。

2、 工作分析究竟该怎样进行,岗位调查问卷是必经途径吗?能否在不经过调查的情况下进行?
工作分析在组织实施过程中应遵循系统、动态、目的、参与、经济、岗位、应用等七大原则。工作分析的基本过程是:首先要明确工作分析的目的,即为什么要进行工作分析,它的结果有什么用?其次要界定工作分析的范围,是所有的职位都进行分析呢?还是关键岗位进行分析?是技术岗位进行分析还是管理岗位进行分析?在此基础上,运用调查法、面谈法等,搜集工作分析的背景材料,如企业的组织图、工作流程图、设计图、考核表、人事记录表、职务分类标准、岗薪等级、培训手册。然后,由受过工作分析训练的人事主管或专业人士对材料、信息进行整理、分析与研究,来编写工作描述(工作说明书)和工作规范,形成职务说明书。
为工作分析收集信息的方法多种多样,有问卷法、观察法、写实分析法、访谈法、关键事件法、资料分析法和能力要求法。每种方法都有各自的优缺点,在实践中常根据不同的岗位,把不同的方法结合起来使用。

结论:为了成功地完成工作分析,需要大量与要分析的工作相关的材料与信息,而这些信息的取得不是关起门凭空冥想所能准确把握的。否则我们就会听到“职位说明书,那是人事部的人关在办公室里想出来的,根本与实际情况不符”之类的抱怨。至于到底采取那些收集手段,是根据实际情况选用,调查问卷不一定是最好的唯一的选择。

3、 工作分析到底由谁来做,是人力资源部一手操办的吗?
工作分析一般由受过工作分析训练的人力资源部人员或专业人士对搜集的信息进行整理、分析和研究。最终的整理分析研究阶段只能由这些专家来做,但工作分析尽管是由人力资源部主持开展的工作,但它需要各级管理人员与员工的广泛参与,尤其是高层管理者的重视,业务部门的大力配合。

结论:工作分析既不是目的也不是手段,而是一个过程。

4、 在工作分析进行、执行的过程中,组织管理者充当什么样的角色?难道仅仅是任务的布置者?或者是旁观者?
管理者充当什么角色?计划、组织、实施、协调、控制。

结论:那种把任务布置下去就不管的主管往往只是为了取得“工作说明书”这么一个好看的陈列品,并不是关心工作分析对人力资源管理工作到底有什么作用。毛泽东的话:没有调查研究就没有发言权。人力资源管理工作亦如此。不要觉得沾点边就什么都懂,这种态度最要不得。

5、 在工作分析过程中,部门经理、岗位任职者该做些什么,还是什么都不做,等着工作说明书来规范自己?
为什么要有工作分析?这不是高层领导拍脑袋或者人力资源部闲着没事干找点事做。从员工角度来说,工作说明书可以帮助他们了解工作义务,并且时刻提醒组织对他们的期望值。从管理者的角度来说,书面的工作说明可以尽可能地减少在工作要求上与员工的冲突。当工作说明书中所包含的义务没有做到时,管理者就有了采取行动的依据。由于工作分析需要深入到具体的每个工作岗位上,如何在工作分析中取得部门经理与岗位任职者的支持,工作分析人员在收集信息时必然要与部门管理者和员工进行大量沟通。大家目标一致,对工作说明书的重要性了解非常透彻,并对工作说明书带来的岗位变化、职责变化、薪资变化、考核方式变化等等等等非常清楚,那你想把他们排除在外都不容易。

结论:就工作分析的重要性与大家取得一致意见。一个不恰当的说法“得道多助,失道寡助”,如此而已。
6、 工作说明书作好后,该怎样推广执行呢?仅仅靠人力资源部来发布通知,告诉员工按照工作说明书的内容工作吗?
工作说明书是指用书面形式对组织中各类岗位(职位)的工作性质、工作任务、工作职责与工作环境等条件所做的统一要求。它应该说明任职者应做些什么、如何去做和在什么样的条件下履行其职责。一个名符其实的工作说明书必须包括该项工作区别于其他工作的信息,提供有关工作是什么,为什么做,怎样做以及在哪做的清晰描述。它的主要功能是让员工了解工作概要,建立工作程序与工作标准,阐明工作任务、责任与职权,有助于员工的聘用、考核与培训等。

结论:工作说明书原本就来自于对员工现有工作的分析,它的作用只是规范了工作的性质、工作任务、工作职责与工作环境等,给管理者在对员工的管、用、育、留提供了依据。从这个角度说,工作说明书是管理的手段,而不是各部门工作的目的。

7、 在工作说明书执行的过程中,如果员工有异议,或者说跟根本就不同意你对他所在岗位下的规定,那么人力资源部该怎么做?
工作说明书通常是工作分析形成的主要结果之一。在结果形成阶段,需要对收集来的信息进一步审查和确认,进而形成职位说明书。这就表明,如果员工有异议,应该是形成职位说明书之前的事,如果双方还存在分歧就不能形成说明书。当然也应该具体问题具体分析。通过同工作任职者和任职者上级进行审查、核对和确认,才会避免偏差。在结果形成前再经过这样一个过程,一方面可以修正初步收集来的信息中的不准确之处,使工作信息更为准确和完善;另一方面由于工作任职者和任职者的上级是工作分析结果的主要使用者,请他们来审查和确认这些信息有助于他们对工作分析结果的理解和认可。

结论:问题是一定会出现的,关键在于如何避免不必要的问题的出现。

8、 工作说明书执行后,是否需要更新维护还是就这样不再变动?如果需要更新维护的话,依靠什么、由谁来做呢?是人力资源部吗?
工作分析,是人力资源管理的一项常规性工作。无论人事经理,还是业务经理,都应该认为工作分析不是一劳永逸的事。要根据工作目标、工作流程、企业战略和市场环境的变化对工作做出相应的动态调整,使责权达到一致。

结论:科学的唯物主义哲学观早就告诉我们,运动是永恒的,静止是相对的。假如已经认同了工作分析的目的、方法与意义,这个问题不难回答。

但是,说了这么多,我们其实必须要承认理想与现实的差距,理论与实践也是有差别的。理论指导实践,实践反过来论证完善理论。有时候工作说明书定的目标很高,但心里很清楚在现有情况下做不了或做了也达不到。但是,只要人力资源管理的目标还在前方,无论走过什么样的弯路我们最终都可以到达。
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第1个回答  2009-04-17
21世纪,人类进入了一个以知识为主宰的全新经济时代。在这样一个十倍速变化的时代,人力资源与知识资本优势的独特性成为企业重要的核心技能,人力资源的价值成为衡量企业整体竞争力的标志。同时人力资源管理经历着前所未有的来自全球一体化的力量如信息网络化的力量、知识与创新的力量、顾客的力量、投资者的力量、组织的速度与变革的力量等各种力量的挑战和冲击。21世纪人力资源管理即有着工业文明时代的深刻烙印,又反映着新经济时代游戏规则的基本要求。所以说21世纪就是人才的世纪,一个企业竞争到最后,其实就是人才的竞争。
第2个回答  2009-04-08
对于工作分析 比较好的一个方式就是参照工作分析模板
楼主的分析太过混乱 可以按照模板的形式逐一进行
不知楼主是否在学习工作分析这门课 后面的问题在课本上应该很容易找到答案吧·
第3个回答  2009-04-06
对于一个新进来的人来说,的确会有些难度,个人感觉,要做工作分析,或者岗位分析,先做岗位调查,以及公司调整后的组织机构所承担的工作职责来分析。
第4个回答  2009-04-07
你所问的这些问题确实有点太乱,具体的情况应具体分析,你刚进入公司,建议你先将公司的情况摸透再着手其他工作,不只公司情况,还有公司每个岗位的每个个体,否则你的报告只是一纸空文!
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