5W”是五个英文字母的词头,即“WHAT、WHO、WHEN、WHERE、WHY”,翻译成汉语就是“何事、何人、何时、何地,何因”,这原本是新闻写作的五大要素,外资企业现在也将此要求用于企业管理,并在“5W”的基础上再加上了“2H”,“2H”也是两个英文单词的词头,即 “HOW DO、HOW MUCH”,翻译成汉语是“怎样做、需要花费多少钱”。比如说,当我们要执行某件工作指令时,最起码要搞清楚关于这件工作的 “5W2H”。 比如说:
何人:将安排谁全权负责;
何时:什么时候接受了工作指令,要求什么时候完成,计划什么时候完成;
何因:什么样的原因将可能使工作指令顺利完成、延期、中止和无法执行;
何地:将在什么地方、什么条件下执行;
何事:将具体做什么事?预期将产生什么效果;
怎样:指示将怎样去执行?具体的执行方法如何?主要采取哪些措施?
多少钱:执行指令预计需花费多少钱?可望产生的效果值多少钱?
这样的“5W2H”的
思维方式,换种说法,就是管理的精确化、数字化,这不只限于执行工作指令时有用,还可以运用到管理的一切方面。在你做任何事情的时候,头脑中都有如此精确化、数字化的概念,才能避免你在工作中的盲目冲动或感情用事。比如在审查一个改善方案是否有价值实施的时候,只要做一个 “5W2H”的比较评价,立刻就会明白是否值得去做。
“5W2H”还是所有外资企业的管理者在提交报告时不可缺少的内容,如果一份报告中没有这些内容,或者这些内容交代得不清楚,那么绝对不会是一份质量高的工作报告。