最近在学习质量管理体系
在记录编号上有些不太明白,请各位指教.
我的程序文件编号是: 机构代码-CX-序列号
我的记录编号是:机构代码-CX或ZY-JL序列号
如果一个程序文件下有多个记录.如:
03001040-CX-01-JL01 《受控文件一览表》
03001040-CX-01-JL04 《文件更改申请单》
问题一:
03001040-CX-01-JL01 《受控文件一览表》假定这一览表是每页15行,那到填写第16行时,是重新编个记录号,还是仍旧采用原业的编号,只不过是算这个记录的第2页?
问题二
03001040-CX-01-JL04 《文件更改申请单》 这个记录是单页的,如果遇到上面的情况,有多份时,怎么处理?
谢谢!
是的,初学者用词不够严谨..
填了内容才算记录.
对于第1个问题,我清楚.
第2个问题,大概是我没说清楚.
我想问的是,如果一个程序文件下对应多个表格.有些表格是多页的,有些是单页的,多页的我已经明白了,不管多少页都是采用一个编号..
但是,那对于那些单页的表格,如果有多份的话,怎么编号?也是只用一个编号吗,如果只编一个,如果份数很多,那不是找起来很麻烦?
如果是编多个编号,感觉也又很混乱.
1、同样内容的表格,编号只有一个。(这个是肯定的)
2、当填写了内容后,所有的名字和编号是一样的,但内容是不一样的。保存的时候,可以分别保存,比如你说的,文件修改记录表,当你修改了一份文件后,需要在修改文件之后附上修改记录的。然后你可以单独再保存一份在《文件修改记录表》汇总里。
3、文件编号是为了容易识别,文件查找是索引的问题,跟编号有关系,但不是直接对应关系。
大概明白了。
同样的表格采用一个编号,不管是多页的表格,还是单页的。编号只和种类绑定。一种表格就是一个编号,至少编号规则根据文件控制程序规定的编。
如果来认证时,为了方便索引,不知道能否在每个表格的上面增加一个流水号栏目,比如放在表格左上方,这样表格上既有表格编号,又能看到这个表格的流水号,不知道这样是不是可以?
应建立并保持记录,
以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
记录
应保持清晰、易于识别和检索。
为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录,应得到控
制。
应编制形成文件的程序,以规定记录的标识、贮存、保护、检索、
保存期
保
留
和处置所需的控制。
记录应保持清晰、易于识别和检索。
对于记录,体系只有上面的要求,至于你怎么达到要求,手段问题可以自己考虑,所以怎么做都是可以的。