在对谈判目标、谈判时间、谈判地点、谈判班子等谈判基本事项进行了较详细、全面的安排和策划之后,应该撰写一个总的谈判方案,将所有上述事项统一纳入这一书面形式中,并由对该谈判项目负完全责任的主管领导批准。
谈判方案的形式多种多样,文字可长可短,可以是长达几十页的正式文件,也可以是简短的一纸备忘录。一般说来,谈判方案应简明、具体而又有弹性,以便洽谈人员记住其主要内容,使方案的主要内容与基本原则能够清晰地印在他们的大脑里,进而使他们能得心应手地与对方周旋,而且能随时与方案进行对照应用。
在实际工作中,谈判人员要搜集许多情况,阅读档案中相关的大量文件,同时尽量与这次谈判有关的人员交换意见,他们的见解往往会各不相同。
一、集中思考
集中思考的目的是迅速地归纳有关问题。同时理出自己的思路。集中思考阶段分两个步骤：第一步把与谈判有关的想法写在纸上；第二步是用另一张纸记下自己对于对方的判断和了解,包括他们在干什么？他们在哪里？他们的外貌如何？我们了解了哪些有关他个人的情况？目前所知道他们在谈判中期望的是什么？预测他的期望是什么,以及我们还需要掌握什么情况等。同样地,把这些有关对方的一些问题的想法及时记载下来。在集中思考阶段,如果管理者把有关谈判的临时主意和有关对方情况的估计与猜测,列成两张表写在纸上,管理者的头脑就清楚了,把它们放在一边,会对谈判产生重要作用,可供以后的谈判准备工作参考。
二、确定谈判方向
“谈判方向”是指谈判者希望通过谈判所要表达的“方向目标”。它是谈判者谈判的主导思想。但它有时会与经过双方共同协商制定的洽谈目标略有出入。谈判方面的备忘摘要文字表达要力求简洁,最多15至20个字,要是太冗长,就证明洽谈人员脑子里对于为什么来进行谈判,没有一个很清晰的概念。因此,谈判人员的头脑要清楚。如果用了20几个字都难以表达清楚,那他就必须整理一下思绪了,要对原来的谈判方向进行删减和修改,直到最多用20个字就能完全表达出来为止。
三、确定谈判目标
谈判的“目标”通常可以用一句话表达。比如“我们认为谈判目标是——”或者说：“我们声明谈判目标是——”有时候,目标不见得要和谈判方向完全一致。而准备工作的实际程序是：首先,经过开拓思路阶段想出各种应对办法,然后逐步地制定出己方的谈判方向,最后制定谈判议程表。值得注意的是,谈判议程表最多不要超过四个。如果必要,可把其他问题作为附属列在主题下。准备阶段的最大目的是为谈判人员提供一份在谈判大厅里放在他们面前的文件。要求文字简洁、易记,能对谈判人员起提示的作用,使他们在全部精力投入谈判的同时,能够把握住谈判进程。