谈判具有一定的阶段性。谈判人员要想把握住整个谈判,就必须了解谈判的各个阶段,以便能各有重点,充分把握各种时机,高效率地进行谈判。
1.导入阶段：营造良好气氛
谈判开始,每个谈判者进入自己的角色,就步入谈判的第一阶段——导入阶段,即谈判双方进入具体交易内容讨论之前,见面、介绍、寒暄以及就谈判内容以外的话题进行交谈的那段时间。
导入阶段虽然只占整个谈判过程的一个很小的部分,而且似乎与整个谈判的主题无关或关系不大,但事实上它却非常重要,一个真正的谈判高手能在这段短短的时间里为整个谈判奠定良好的基础。
由于谈判即将进行,双方都会感到有点紧张,因而,需要一段时间来调整与对方的关系。这段时间要持续多久呢？专家建议,应占整个谈判时间的5％。也就是说,如果洽谈准备1个小时,导入时间为3分钟；如果谈判准备持续几天,最好在开始谈生意前的某个晚上,一起吃一顿饭。
如果是以小组而不是个人为单位进行洽谈,那么,掌握好建立谈判气氛的时间,其意义更为重大。一般而言,在人数较少的时候,才能建立起较为积极的气氛。例如分别由四个成员组成的两个小组,第一次会面时,大家首先忙于互做介绍和握手,此时可能显得十分混乱,不会有什么真正的言谈交流。几秒钟之后,由于相互之间不熟悉,除了双方主谈者偶尔发出的声音以外,其他人一般都会选择沉默,结果是大家十分尴尬地站在那里无所事事。
在这种情况下,最好把八个人分为二到三个小组,每个小组都有双方的人。在比较小的范围内,人们可能也的确可能立刻开始小声交谈。这种友好的交谈声是这八个人共同发出的,因而会立即使人感觉到热烈的气氛。
建立一个良好的谈判气氛是导入阶段的根本目的。当然,谈判的气氛不仅受最初几秒钟内发生的事情所影响,而且还受到双方见面之前的交往情形,以及洽谈中彼此接触情绪的影响。但是,开始见面形成的印象,比相见前形成的印象强烈得多,甚至会很快地取代以前的印象。
在研究影响谈判气氛的方法之前,必须先确定到底需要建立怎样的一种谈判气氛。心理学告诉我们,气氛能够影响人的情绪,而情绪具有两极性,其中一种表现是激动或平静。当我们与人交流思想的时候,必须把上述问题作为一个前提来考虑。在对方愤怒、反感、焦虑、狂热的时候,首要的任务是让他安静下来,即从激怒状态回复到安静的情绪状态中,那才可以使对方的理智能够持续地活动。所以,如果碰到对方心境不好时,决不能与他谈实质性的话题,而要改换一些能使对方心境恢复平静的话题。在此情形下,佯装不知对方心境,拉拉家常,说些赞美话,就是非常明智的策略了。