我是一名实习生,我的专业是财务管理,但实习的岗位是档案管理。由于从没有工作经验,公司也是第一次设立这个职位,刚开始主管拿一些文明单位的资料叫我整理跟建立电子版,我晕晕的都不知道从何做起,请有经验的人能给我些请教。谢谢。
1、分门别类
首先,把自己所有的文件资料全部放到一起,然后按照你们长期使用的类别去分类,不同的公司不同的岗位分类也是不一样的,举例说明:人事肯定是按照人力的六大模块进行分类,如人力资源规划;、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理。这是公司级文件分类,人事内部部门会在按照自己负责的模块进行分类,意思就是按照你经常的需求分类。
2、巧用档案袋
档案袋肯定是必不可少的,因为档案袋上有明细,有的资料不是一份,根据时间有很多,有的是同一个事件有不同的资料集合,但是他们都是属于同类资料,难么档案袋的作用就显而易见了,档案袋不仅可以收纳资料,而且还能把里面涵盖的份数及基本内容写出来,这样你需要的时候直接看档案袋就可以了,无需全都翻出来一个一个的找
3、常用资料的归整
很多时候我们的资料是日常性的文件,经常用到,甚至是每天都用到,那么我们肯定是放在办公桌上,这时候就用到文件框了,文件框上每一看栏做好标识,每次使用时按照规定好的放好,假如有人要借阅你的资料,你又恰好不在,你就可以跟他说让他按照标识自己去找,总比他把所有资料都翻乱了要好,这样节省双方的时间
3、部门资料提报
有的时候我们每隔一段时间都要向上级领导提报资料,这类资料每个月都要,甚至是每个星期,有时候我们可能会忙的忘记时间,为了防止工作没做好,我们还可以按照处理资料的时间进行排序,这样就会记得什么资料紧急处理,什么资料可以暂且搁置
4、电脑资料的存档
现在不似以前,办公基本人手一台电脑,文档除了要做好本身的整理,电脑里一定要有存档,除了电脑存档以外,还应该有一份管理清单,这个清单要记录的内容有时间,用途,标题,份数,归档地以及需求人等相关信息
5、领导批复资料的回拿
档案除了保存,肯定还有在工作中,比如有的文档需要领导签字批复之类的,而领导不可能随时随地能帮你签字,得等领导有时间才能集中处理,这就需要给领导准备那种抽屉式的文件框,上面标注,待处理,驳回,处理完毕,不论领导在不在,你自己去看一下,就知道那些文件已经签字可行,哪些被驳回了,还有哪些没有处理,这样非常能提高工作效率
7、巧用电子档案管理系统:
会博通档案管理系统涵盖档案全生命周期管理的专业功能
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规范化档案管理
符合国家标准,可对档案全宗、类型、属性实现自定义配置,全面实现各类型档案集中管理的理想。
全面化档案管理
集成实体与数字化档案统一管理,涵盖十大类档案以及干部人事档案管理。
协同化档案管理
提供档案从录入、扫描、上传、移交到归档的全面流程化,谁形成谁归档原则,大大减轻档案管理人员负担。
高效化档案管理
支持档案的批量录入、导入以及批量上传、挂接,自动生成封面背脊、备考表、目录等档案表格。
安全化档案管理
借还登记、操作日志全面记录用户的使用行为,加注阅读屏幕水印,完美避免恶意扩散、盗用,减少丢失风险。
移动化档案管理
不限时间、地域查看、借阅、利用档案资料,方便快捷。