实现档案的有效管理，才能保证顺利地查找和提取档案
保证档案齐全、成套的完好状态，才能迅速、准确的提供利用；
保证档案的安全，才能使档案的使用寿命更长。
因此，做好档案的日常保管工作，对档案的科 学管理、有效利用和长久保存都具有重要意义。
重点要做好以下几个方面的工作：
档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠， 磁性载体应选择防磁设施， 重要档案应备份。档案管理人员应选择合适的装具，纸质档案可选用五节柜或密集架； 底图可选用多层 抽屉的金属底图柜 ，
采取平放或卷放的保存方式，不易折叠； 录音带、录像带、光盘 、磁盘、磁带等可选用防磁金 属柜等装具， 存放时注意防磁 、碰撞；
企业的重要档案应备份，防止反复多次利用造成损毁。档案入库前应去污、 消毒，受损的档案 应及 时修 复或补救 ，对于易损的制成材料和字迹 ， 应采取复制手段加 以保护 。对 已接收进馆的档案， 要先进行消毒 、去尘、去污 以防止有害物质 、虫霉进入库内；对已损坏 或不利于永久保存因素的档案材料进行去 污、 去酸、 加固、 档案字迹的显示与恢复、 档 案修裱等处理 ， 以恢复原貌 ， 提高档案耐久 性； 对易损的制成材料和字迹， 可采用复制 副本 、 拍照等方式， 制成复制品提供使用， 以保护档案原件，档案保管人员要具有高 度的责任心 ， 持之以恒 ， 防止档案的损坏， 确保档案的安全。
档案库房要保持干净、整洁， 并具有防火 、 防盗、防光 、防有害气体、防尘 、防有害生物等防护功能，并保持适宜的温度、湿度。档案库房要配备合适的消防器材， 并按 要求定期进行检查 、更换， 安全使用电器设 备， 对电源 、 线路 、开关、照明设施定期检 查， 消灭一切火灾隐患； 档案库房不宜采用 自然光源， 有外窗时应有窗帘、 窗板等遮阳 措施， 避免阳光直射档案； 档案库房保持适 宜温度， 防潮、 防湿、 防高温， 要注意纸质载 体档案与其他载体档案保管条件的差异 ，分类保管为好 ；同时还要对有害生物采取 防护措施， 库房和柜架内防止防虫剂 ， 发现 虫霉及时处理 ， 确保档案寿命。
做好档案保管的保密工作。 保守国 家机密是每个公民应尽的义务，更是档案 管理工作人员的神圣职责。对档案工作来 说 ， 保 密与利 用两者都十分重要 ， 决不可偏 颇。首先要做好档案的审查工作。审查工作 是档案开放前的一项重要工作，其主要任 务是科学而准确地 区分 、判 定档案的开放 与控制使用范围。其次是做好档案的解密 工作。保密档案是有等级的， 其划分等级是 根据《保密法》规定 ， 划分为“绝密 ”、 “机 密”、 “ 秘密” 三级 。确定档案 的密级 ， 就是为 了让档案工作人员根据不同的密级采取不 同的管理措施 ， 最大限度地提供利用档案。
档案管理操作流程要规范化档案管理中，档案的归档和借阅都有严格的规范要求。档案管理工作通常包档案 的收集 、 整理 、 排 架 、 保管 、统计 、提供 利用和鉴定销毁等。文件的收集工作。现代企业的档案管 理人员已经不同于传统企业档案员 ，不再 是“ 看堆守摊” 的库房管理工。他们要有责 任感和使命感 ，关注本企业有归档责任的 部门在工作中对有价值的文件材料的收集 和积累情况，定期指导其按规定对有价值的文件材料进行收集、 积累、 整理和归档，避免重要资料在归档前就丢失和损毁。
文件整理工作。档案移交到档案部门 后，档案工作者要按照行业或专业标准对 归档文件进行整编 ， 编 目、装订、著录、排 架， 完成从文件到档案“ 身份”的转换， 使其 具备借阅条件。档案整理工作包括分类、 整 编、 编目等。文件材料 、 数据归档后就进入 档案管理工作范围， 档案整理的好与坏 ， 完 全依赖档案人员的工作责任感和业务能 力。企业档案工作人员要熟悉本企业档案 的分类规则 、理论与方法研究和掌握本企业档案的内容构成和形成特点，根据企业 档案分类方法与库藏档案的基本种类设置 档案大类 ， 划分属类 ， 进行类 目排序 ， 为企 业档案 的每个类 目固定相应的代字和代 号。在档案分类工作中， 应严格根据行业或 专业的规定进行。不同行业有不同的分类 标准，分类正确将为今后提供利用档案及 检索该档案提供可靠地保证，是有效防止 漏检 的基础 。
档案保管期限的确认。档案保管期限 是衡量和表示档案价值的一种标识，永久 保存的档案是指反 映本企业主要职能活 动、 重大活动和基本历史面貌的， 在工作查 考、 经验总结、 科学研究等工作中需要长远 利用。 对维护国家、 企业和职工权益等方面 具有长远证据价值的档案，是企业的核心 档案；定期保管的档案是指档案保管年限 是有限的， 一般可分为 3 0年和10年两档。根据档案的利用价值 ，如果是本企业在相 当长的时期内需要查考的档案，可定为 3 0 年的保管期限， 如果在较短的时期内需要查 考的档案， 可定为 10年保管期限。档案管理 部门要按照专业或行业规范严格执行。企业档案统计工作。企业档案管理规 定要求国有大中型企业应按档案行政管理 部门的要求填写有关报表，企业应认真做 好对国家和社会具有保存价值的档案的登 记工作， 要按照填报要求和说明准确填写，按时报送 ， 做好档案的统计工作 档案 的利 用服务 工作 。
提供档案利用 服务工作室档案工作的根本 目的，借阅档 案必须填 写登记表 ， 它既是档案部 门记录 、掌握提供利用情况的一种登记形形式 ， 又 是档案部门向利用者具体提供档案时履行 交接手续的一种交接凭据， 一般档案借阅 时间最好 一周 为限 ， 特殊情况可予 以延长 ，档案管理人员对调卷人员填写的借阅审批 单要严格审查 ，按照审批单相关内容履行 借阅职能。对在借阅过程中损毁的档案， 要 及时通知相关人员修复，按照工作程序进 行处理。档案的鉴定销毁工作 。企业档案在保 存期满时， 应对其进行重新鉴定审查， 根据 企业具体情况，对仍需继续保管的档案重 新划定保管期限； 经过鉴定 、 审核， 确认已 失去保存价值的档案，编制档案鉴定报告 和销毁清册 ，并履行相应 的审批手续方 可 销毁， 销毁清册标注销毁 日期并永久保管。