业务合同需要财务留底吗

Question

如题所述

Answer 1

有的公司需要财务部门留存，有的公司有专门的档案管理部门不需要财务留存，不同公司规定不同，要结合公司规模、岗位设置、人员职责和内部控制制度来看。

销售合同一般是由业务部牵头签订，由财务部审核。至于合同的管理，究竟是由业务部还是财务部，或者各自管理一份，要根据单位的具体情况而定。

一般规模较小的公司，没有专门的档案管理部门，合同由财务部门和业务部门各留存一份。财务部根据会计岗位设置，可以区分采购合同、销售合同、费用合同等不同类别合同分别由不同会计留存，如会计人员较少，也可一人管理全部合同，便于税务、审计核查时调档。

合同需要财务部审核吗

从公司整体运营的角度上看，合同最好能够交由财务部审核，这并非法律的强制性要求，但考虑到合同一般都会涉及到公司财务的收付款以及出具发票等事宜，合同经财务部审核并留档后，有利于公司财务部更好地配合业务部门履行合同付款义务并及时催收合同欠款。

同时，财务部支付合同款项的时候也需要以合同的结算条款为依据。所以，建议公司在设立各部门岗位职责的时候，最好能将这部分职责列入公司管理规章制度中。一方面能让员工明确自己的岗位责任，更好地开展工作;另一个方面，若公司履行合同过程中出现问题时，公司可以据此明确责任主体。