把事情按照重要程度和紧急程度分为四个层次：即重要且紧急的事；重要但不紧急的事；紧急但不重要的事；不紧急也不重要的事。
重要且紧急的事情
这类事情对你来说是最重要的事情，而且是当务之急，有的是实现你的事业和目标的关键环节，有的则和你的生活息息相关，只有合理高效地解决完，你才有可能顺利地进行别的工作。这种事情紧急而重要，你必须尽快把它们处理好，不能拖延。
重要但不紧急的事情
这类事情不是最重要的，但是关系到你的长远发展。
对这些事情的处理好坏，从一定角度反映了一个人对人生目标和进程的判断能力。因为这些事情是生活中经常会遇到的重要而又不是必须立即完成的事情。
这些事情的最大特点是没有规定的期限制订计划，如果没有被其他人催促或有现实因素的刺激，可能将被永远搁置下去。
紧急但不重要的事情
可以说，每个人都会遇到这样的事情。这一类事情表面上看起来是极需要的，而且要立刻采取行动，但是如果客观地来审视这些问题，我们就应把它列入次优先的事项中去。
大凡低效能的员工，他们每天80％的时间和精力都花在了“紧迫的事”上。也就是说，人们平常的习惯是按照事情的“缓急程度”决定行事的优先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”。