在打印文档之前，常需要对文档的页面格式进行设置，如纸张的大小、页码、页边距、页脚、页眉等。这些设置是否合理，将直接决定文档的打印效果。
一、页面设置
页面设置是指对文档的页面布局、外观、纸张大小、每页的行数和字数等属性的设置。在Word中，页面中各个区域的位置如图4-36所示。
1.设置页边距和纸张方向
页边距是指文档的正文与纸张边缘的距离，它确定了正文在页面中的位置，同一文档中不同的节还可以设置为不同的页边距。设置页边距的操作方法如下：
（1）执行“文件”菜单的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，如图4-37所示。
（2）打开“页边距”选项卡，在“页边距”选项组中，在“上”、“下”、“左”、“右”框中输入所需的页边距大小。
图4-36 页面区域的位置图
图4-37“页面设置”对话框
（3）在“方向”选项组中选择“纵向”或“横向”两个图标按钮来设置纸张的打印方向，在“预览”区中可以看到设置的结果。
（4）在“应用于”列表框中选择页面设置的作用范围；默认设置是“整篇文档”，如果选择“插入点之后”，此时页面设置仅影响插入点以后的文本。最后单击“确定”按钮即完成页边距的设置。
2.设置纸张大小和来源
常用的纸张大小有B5、A4、A3、32开、16开、8开等。选择纸张大小的操作步骤为：
（1）选中“页面设置”对话框中的“纸张”选项卡。
（2）在“纸张大小”下拉列表框中选择纸张的大小，或在“宽度”、“高度”框中输入所需纸张的宽度和长度，若输入的值不是预定的值则在“纸张大小”框中显示“自定义大小”字样。
（3）“纸张来源”选项组用于设置打印机打印纸的来源，选择默认设置即可，然后单击“确定”按钮即完成对纸张的设置。
3.设置版式
（1）单击“页面设置”对话框中的“版式”选项卡。
（2）在“节的起始位置”下拉列表框中选择节的起始位置。其中包括“接续本页”、“新建页”、“新建栏”、“偶数页”和“奇数页”等选项，一般选择系统默认的“新建页”选项。
（3）在“页眉和页脚”选项组中可对页眉、页脚的排版进行设置。
（4）在“垂直对齐方式”框中可设置文本的垂直对齐方式。
（5）通过“行号”按钮、“边框”按钮还可为文本添加行号、边框和底纹。最后单击“确定”按钮即完成版式设置。
4.设置页内行数、字符数
在“页面设置”对话框中选择“文档网络”选项卡，在该选项卡中可指定文字的排列方向、分栏数等。还可通过“网络”、“字符”、“行”等选项组设置每页的行数和每行的字符数。系统将根据页面大小及页边距的设定自动调整行间距或字间距。
二、页眉、页脚和页码
页眉和页脚分别位于文档每页的顶部和底部，常要添加一些标记，如单位徽标、章节名、页码、日期等。
1.创建与编辑页眉和页脚
单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，打开“页眉和页脚”工具栏，如图4-38所示。使用“页眉和页脚”工具栏上的按钮就可对页眉和页脚进行编辑。
图4-38“页眉和页脚”工具栏
出现在每页顶端的虚线框称为页眉编辑区，编辑完页眉以后就可以转到页脚编辑区，页脚编辑区是指在每页底部出现的虚线框。
在页眉和页脚编辑区中输入内容和编辑的方法与编辑文本类似。若要删除页眉或页脚只需在选中要删除的内容后，按下Delete键即可。单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮即可退出编辑状态。
2.插入页码
页码用来标明该页在文档中的相对位置，一般出现在页脚或页眉区。插入页码的方法，除了利用“页眉和页脚”工具栏在文档中插入页码以外，还可执行“插入”菜单的“页码”命令，在打开的“页码”对话框中进行简单的设置。
三、文件的预览与打印
1.打印预览
选择“文件”菜单的“打印预览”或单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮
2.打印文档
打印文档的方式主要有以下两种：
（1）简单打印单击“常用”工具栏上的“打印”按钮
（2）使用“打印”命令进行打印单击“文件”菜单的“打印”命令，打开“打印”对话框，如图4-39所示。
图4-39“打印”对话框
在“名称”列表框中选择一个合适的打印机，单击“属性”按钮还可设置打印机属性。
在“页面范围”选项组中设置文档的打印范围，有如下选项：全部、当前页、所选内容、页码范围。
在“副本份数”中可设置要打印的份数，若选择“逐份打印”复选框，则打印完一份副本后再开始打印下一份副本的第一页。
在“缩放”选项组中有“每页的版数”和“按纸张大小缩放”两个选项，可对其进行设置。