具体表现为如下几个方面:
(一)指挥和交流的作用
公安文书的指挥和交流作用,是指在公务活动中起着上传下达、横向交流的作用。公安机关肩负依法履行维护国家政治安定、社会稳定和人民安居乐业的重任以及机关内部的正常运行,各项工作正常开展都必须在严密的组织领导下进行,上级对下级的指挥与领导、同级兄弟单位的交流与沟通,均需依靠公安文书的运行。这也是公安文书产生和存在的必要性所在。
(二)记载与固定的作用
公安文书的记载与固定作用,是指它记载着公安机关处理公务活动的目的、经过和结果,并以文字的形式予以固定,以便日后有据可查。公安行政公文记载并固定了公安机关开展的各项工作;公安法律文书则记载和固定了案件的由来、经过和结果以及案件侦查和审理过程。
(三)凭据和史料的作用
公安文书的凭据和史料作用,是指公安机关在处理公务活动中,文书是决策、执行和认定、评价的凭据。随着依法行政和规范执法的推进,文书的凭据和史料的作用将越显重要。尤其是公安法律文书忠实记载了案件受理、立案侦查和移送起诉的全部办理过程,且前一阶段为后一阶段的诉讼活动提供了文字凭据。
公安文书也是公安机关接受法律监督、检验办案质量的可靠依据与真实史料,如果遇有申诉或歧义即可通过对案卷的复查,作出判断,做到不枉不纵,维护法律尊严。
(四)宣传和教育的作用
公安文书的宣传和教育作用,是指公安机关在处理公务活动中,文书内容体现了公安机关的意图,是政策与法律、法规在具体问题或案件上的运用,具有宣传教育作用。它以鲜活的案例进行社会主义法制宣传和教育,以规范人们的行为,提高人们依法同违法犯罪行为作斗争的意识。
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