首先，接到指示后，认真阅读会议大纲和流程，对大会的总体内容有个轮廓。整理会议人员名单，看看参加会议的人员都是哪个部门哪个分公司的，不能到场参加的人员都有哪些（这就需要网络方式联系），最后确定人数。会议用物品准备。大会上都需要提前制备必需品和消耗品，比如桌牌、会议桌椅，饮用水（领导当然要用茶叶、咖啡等），面巾纸（质量要好），最重要的是会议议程。这些都要按人数准备相应的份数，不能有丢漏。主持台和演讲台。要和上级沟通会议上是否有发言项和会议主持人，这一步也要记住，因为如果会议开始前5分钟，领导突然想加个发言的流程，你不就瞪眼啦。所以，这个环节的沟通不能忽略。
音响设备。人员数量确定了，会议物品准备好了，现在就要准备会议用的音响设备。按照领导的人数，主持台，演讲台的数量准备好会议话筒麦克风，现在都流行无线设备（毕竟每次费力去布线，胶带固定，会议完毕还要一个一个拆掉），美观大方又省时省力；把设备接插好后，通电测试，保证话筒和音响正常，同时要多准备一、两套，以防突发情况。制作会场效果图，与主办方确认；横幅/背景板的喷绘制作；印制手提袋；租赁音响设备；盆花/鲜花；寄送邀请函/礼品采购、发放；布置会场；确定宴会形式及菜谱；车辆的租赁。
做好会议铭牌，一般在主席台上，有多人就坐的话，每个人前面都要放一个带有名字的铭牌，另外，如果参会者是以团体的形式参加的，最好是每一个区域也标上名字，属于哪个团队的，这样便于大家相互认识。室内会场还需要室内的温度，灯光等，特别是冬夏季节，要做好室温的控制，使与会者不致过热或者过冷，影响会议效果，同时如果需要开灯，那么还要对灯光进行调试，保证能正常运行。资料的准备，一般举办会议的时候，都会有相关会议的资料，这些要准备好，给那些需要的人，提前放在会议坐席上。
根据会议的类型，会议的形式和会议的规模，合理的布置会议的座位，如圆桌会议。如果是培训会议，那么最好是扇形的位置，观众在扇面上，主讲人在扇子的底部，根据不同会议类型确定会场座位的安排。开会之前先要对整个会议的详细信息进行了解，比如会议性质，参会人数等，然后再更加了解的信息选择最合适的布置方案。对于主席台位置，会议服务人员应该提前把会议资料袋摆放在主席台上。会场环境调整，会场内有很多因素会对环境产生影响，如温度、灯光这些，都要按照现实情况进行调整，以让参会人员处于一个舒适的会场环境。
