在一次金融公司的董事会议上，十二名董事围绕着椭圆形会议桌激烈讨论公司经营方针的变更。十一名董事手头只有笔和纸，而另一位董事则摆满了厚达十公分的文件资料，这引起了一阵惊叹和猜测。尽管讨论热烈，但这位董事保持沉默，直到所有人都发言完毕，他才拿起最上方的资料，简短地陈述了观点，随后得到了一致赞同，结束了冗长的争论。
散会后，主席对这位看似准备充分的董事表示赞赏，却不知他其实并未做太多准备。这位董事解释，那些文件是秘书整理的，他只是临时记录了一些要点，实际上并无针对性的准备。这启示我们，不能仅凭表面现象判断他人，尤其在谈判中，准备资料的“文件战术”需与谈判内容紧密相关。如果带无关文件，可能会破坏谈判信誉，因此在谈判时必须谨慎，确保所带资料与谈判目标相符。
在谈判中，"文件战术"应在一开始就产生影响，以显示准备充分，但不能在谈判后期才突然拿出大量资料，以免引起对方怀疑。在谈判进行到尾声，确定不再需要的文件，应提前告知对方，以消除疑虑。如果在对方场地谈判，应尽量减少非必要文件的携带，避免被误解为使用战术，这有助于提升谈判信誉，这是谈判成功的关键。
指谈判的技巧与方法，哈佛经典商战谈判技巧 包括适时反击、攻击要塞、“白脸”“黑脸” 、“转折”为先、文件战术、期限效果、期限效果、打破僵局、声东击西、金蝉脱壳、欲擒故纵、扮猪吃虎等。