制定接待计划的工作程序
一、了解掌握背景资料
1、了解来访目的。
2、了解来访者的基本情况。（如：所在单位全称、业务范围、发展态势、来访人数、宗教信仰等）
二、草拟接待计划
1、主要陪同人员。（决定接待规格的主要因素）
2、主要工作人员。（涉及接待小组成员）
3、住宿地点、标准、房间数量。（根据来访人员的职务、数量、性别等情况提前预定）
4、宴请地点、标准、人数。（根据接待规格、来访人员的特称）
5、会见，会谈地点、参与人员。（单位内会谈还是在外租借场地会谈）
6、参观游览地点、陪同人员。（接待方陪同来访人员参观游览本地的风景名胜，以尽地主之谊）
三、与本单位相关部门沟通情况
来访人员的接待工作不仅是秘书及其领导的工作，还会涉及其他一系列部门和人员。（如：车辆服务部门、提供餐饮服务部门等）秘书要事先与接待计划涉及的本单位部门沟通，商定接待的时间、内容、地点、人员等事项
四、与来访者沟通情况
日程安排初步确定后，秘书要将接待计划报给来访一方，征询意见，看是否还有需要修改的地方。（对方提出修改意见，一般要尊重并尽量照办。如果对方的要求难以办到，要如实向对方解释清楚）
五、报请领导审批
接待计划是由秘书草拟的，但是否遵照执行规一定要经过领导审定批准，接待计划一经双方认可并经领导批准，一般不再改动。
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