如何做预支报销的会计分录

Question

大家好 想请问大家！ 假如某位员工出差前，他先预支了1000元，回来的时候报销了500元，剩下的500元他是先不给回公司，留作下次管理费用的支出，那他报销的时候我该如果做会计分录？

Answer 1

预支报销的会计分录：

预支现金时
借：其他应收款
贷：库存现金

报销时
借：管理费用等
贷：其他应收款

具体操作中如果报销费用按照部门核算，比如现有的报销有可能经常会出现在两个部门，管理部门与销售部门，当管理部门需要报销相关费用的时候是以下情况：

借：管理费用---差旅费    
贷：库存现金

如是销售部门的人员报销
借：销售费用----差旅费    
贷：库存现金

以管理部门的差旅行为为具体的例子，做一个简单的会计核算：

如果没有向公司借钱，即其所需要报销的费用都处于公司报销预算之内，且相关差旅费用还未借出，则
借：管理费用-差旅费
贷：库存现金

相关行为形成，资金已经借出
借：其他应收款-**人
贷：库存现金

报销时，资金全部花完
借：管理费用-差旅费
贷：其他应收款-**人

如果还未花完，并且有剩余资金
借：库存现金
管理费用-差旅费
贷：其他应收款-**人

如果已经花完了，还不够钱，需要预借现金
借：管理费用-差旅费
贷：库存现金
其他应收款-**人

以差旅费报销为例
李明出差到北京，其需要5000元的费用，但是这时候可能会发生钱不够花、钱刚好够花和钱够花并且有盈余这三种情况。那么我们的会计核算就应该是这样的。

差旅费用预支的时候：
借：其他应收款——李明5000
贷：库存现金 5000

回来报销时：   
（1）钱刚好够花
如果那5000块全部用完，则账务处理为：    
借：管理费用——差旅费 5000    
贷：其他应收款——某某人 5000    
（2）如果李明没用完钱，比如还剩300块，则账务处理为：    
借：库存现金 300
管理费用——差旅费 4700    
贷：其他应收款——某某人 5000

（3）如果还不够，他自己垫付了一部分，经主管批准可以报销，比如为300，则账务处理为：  
借：管理费用——差旅费 5300    
贷：其他应收款——某某人 5000
库存现金 300

Answer 2

一、预支报销的会计分录：
1、预支现金时：
借：其他应收款-xx员工
贷：库存现金
2、报销时
借：管理费用等
贷：其他应收款
借或贷库存现金（报销金额小于预支金额，交回多余款在借方，报销金额大于预支金额，支付余款在贷方）
二、其他应收款的核算的内容：
1.应收的各种赔款、罚款。如因职工失职造成一定损失而应向该职工收取的赔款，或因企业财产等遭受意外损失而应向有关保险公司收取的赔款等;
2.应收出租包装物租金;
3.应向职工收取的各种垫付款项，如为职工垫付的水电费、应由职工负担的医药费、房租费等;
4.备用金(向企业各职能科室、车间、个人周转使用等拨出的备用金);
5.存出保证金，如租入包装物支付的押金;
6.预付账款转入;
7.购买股票后应收的包括在股票价格中的已宣告发放的股利(或者在“投资收益”中计入)
8.其他各种应收、暂付款项。

Answer 3

您好,会计学堂陈老师为您解答

预支，借：其他应收款-备用金 1000 贷：银行存款/库存现金 1000
报销500，借：管理费用/销售费用-差旅费 500 贷：其他应收款-备用金 500
下次报销时再冲减其他应收款

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