首先，文职人员不是现役军人，没有军籍，但属于在军队规定的编制岗位工作的人员，是军队力量构成的重要组成部分。这意味着军队文职人员也是军队的人员。文职人员和文职干部，虽然名称很相似，其实差别很大。文职人员与文职干部分属不同管理体制，依据不同的政策法规体系实施管理。区别主要有两点：
一是文职干部是现役军人，除没有军衔外，其他管理方式与现役军官一样，而文职人员没有军籍，属于军队使用的非现役人员。
二是文职干部实行任命制，而文职人员实行聘用制和岗位管理，通过签订合同明确聘用双方的权利义务、约束相互之间的行为。
其次，文职人员主要编制在军级以上机关和驻边远艰苦地区以外的非作战部队，比如院校、医院、科研院所、文体单位、干休机构和房地产管理部门等，主要从事教学科研、工程实验、医疗卫生、文艺体育、图书档案等专业技术工作和一般事务性管理保障工作。
文职人员与现役干部实行任命制不同，文职人员实行聘用制和岗位管理，根据岗位确定职责，依据合同进行管理，参照事业单位同类人员确定待遇，通过国家法定方式解决争议。在思想教育、组织生活、履职尽责、工作秩序、对外交往、安全保密等方面，严格按照现役干部的有关规定执行;在着装仪容、礼节礼貌、人事档案等方面，结合文职人员履行岗位职责实际需要和社会文明礼仪习惯统一规范和管理。
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