如何控制商务差旅费用

Question

公司如何控制商务差旅费用

Answer 1

由于负责差旅的职员往往还要兼管其它许多事情（比如采购办公用品），日常工作中难以投入足够的时间和精力去研究差旅游方面的情况，因此企业存在多付差旅费的风险。大多数亚洲公司的差旅和娱乐费用位居各项费用的第二或第三，仅次于工薪福利和住处技术支出。 某些巨型跨国公司，工作服差旅消费数额之大使其在亚洲设立地区差旅经理一职成为必要。但当企业的规模没有大到需要雇佣全职的差旅经理的时候，选用专长于公商务市场的差旅管理公司的服务，未尝不是降低费用的上策。差旅管理公司通常能提供"量体裁衣"、"差旅管家"、"透明帐簿"等到适合企业消费的服务方式，甚至可按年收取管理费或交易费，然后把佣金返还给予客户。差旅管理公司说它们可以将差旅和娱乐费用降低5%到25%，再通过网上工具和电子数据转移系统一思想，将管理成本降低薪25%到75%。 但有一个令企业头疼的问题是前来联系业务的旅行社很多，不少企业觉得可以同时与多家旅行社交涉以获取较有利的条款。但专业人士建议，可与若干家较有实力的旅行社磋商，甚至可以采用竞标的形式一旦确定合作伙伴，就应在一段时期内固定一家旅行社来管理差旅事务，以便增加差旅次数获得批量的优势减低费率，享受专业的服务和优惠的付款信用。 签约多家旅行社的另一个问题是住处管理。差旅费管理的基础是数据收集，无法衡量数额就无法管理。如果一家公司与两家使用不同信息管理系统的旅行社签约，再通过第三家订旅馆，比如互联网或连锁旅馆的订房热线，获取数据就极为困难。国内少数技术含量较高的旅行社已经可以对公司客户提交专门的报告，并对降低差旅费用提出具体的建议，例如列出优先使用的航空公司和旅馆名单。 如果企业绕开旅行社直接向航空公司批量购飞机票，航空公司通常会退还一定比例的佣金。但是航空公司难以提供机票以外的服务，例如护照、邀请信、签证、酒店、租车和商务活动安排等；更重要的是，航空公司总是优先推荐本公司的航班，而这些航班的价格未必是最有竞争力的。

Answer 2

简单来说就是计划成本，实报实销。设定一个标准，在这个标准内允许上下浮动比例。