利用邮件合并群发工资条

Question

如题所述

Answer 1

利用邮件合并群发工资条

前面讲述了如何将Excel制作的工资表抓换为工资条的办法，但是这些工资条只是适合纸质打印。在提倡环保以及大家都有智能手机的现在，无纸化的工资条就更能与时代合拍。因此，可以要求员工都提供一个电子邮箱，然后把无纸化的电子工资条直接发给员工。

当然，为减少工作量，能够群发是最好的。

工资条这种每个人都不一样，为了保密，当然不能群发为一样，必须是每人只能看到自己的。下面将详细介绍利用Excel和word的邮件合并功能给员工发放工资条邮件的办法。当然，该办法还可以用于工作通知等的邮件群发，都非常实用。

邮件合并的前提：须使用微软Outlook软件。其他的如Foxmail是不能实现该功能的。

操作步骤：

第一步：准备好数据源

建立Excel版的工资表，每个人审核无误。如图11-4-1所示。

图11-4-1 经清理后准备群发的工资表示意图

注意事项：

1.每个人都要有电子邮箱，且千万别记错了，否则就发给别人了！

2.计算工资的Excel表格中通常包含有函数公式等，在准备群发前最好复制粘贴为数字，避免后续出现不可预知的错误。

清理后工资表其中包含着必须向员工告知的字段和记录内容，不必告知的可以删除。数据源表格可以是Excel表格，也可以是word表格。

第二步：建立群发工资条邮件模板

建立一个Word文件，文件内容就是以后您发给员工的电子邮件内容。如图11-4-2所示

图11-4-2 群发工资条的电子邮件内容Word模板示意图

【注意】这个文件就是以后每月发给员工每个人的邮件内容，由于人的不同，所以详细的数据也不同，这些不同的地方请全部空出来，接下来的步骤就要解决数据填充的问题。

第三步：邮件合并

请保持第二步和第三步的文件是打开状态，然后执行以下步骤：

1.在Word文件上选择并单击【邮件】→【开始邮件合并】→【邮件合并分步向导(W)…】，如图11-4-3中①图所示。

图11-4-3 在Word文档中进行邮件合并操作示意图（一）

2.接上步，在显示屏右侧上部“邮件合并”中，选中“电子邮件”单选按钮，如图11-4-3中②图所示。

3.在右侧最下部选中并单击“→下一步：开始文档”，如图11-4-4中①图所示。

4.在右侧上部“想要如何设置信函？”中选择“使用当前文档”，如图11-4-4中②图所示。

5.在右侧下部选择“→下一步：选取收件人”，如图11-4-4中③图所示。

6.在右侧上部“选取收件人”中选择“使用现有列表”单选按钮，如图11-4-4中④图所示。

图11-4-4 在Word文档中进行邮件合并操作示意图（二）

7.接上步，在右侧中部选中并单击“浏览”选项（如图11-4-4中④图所示下部画框位置），在弹出的“选取数据源”窗口中，找到第二步创建的Excel文件，在弹出的“选择表格”中选择有需要群发工资条的“表”（带有电子邮件的），如图11-4-5所示。

图11-4-5 在Word文档中进行邮件合并操作示意图（三）

8.接上步，在弹出的“邮件合并收件人”窗口，是所有员工的数据，应该与您的工资表一致。在每行前面选择框中会自动选中并出现“√”，代表给该人发邮件；如果不给某人发送邮件，则单击取消“√”，如图11-4-6中①图所示。

9.单击“确定”按钮之后，在右侧下部选择“→下一步：撰写信函”，如图11-4-6中②图所示。

图11-4-6 在Word文档中进行邮件合并操作示意图（四）

10.将鼠标光标移动至Word文件内容中需要插入信息的位置。比如，您需要在“先生/女士”前面插入每个人的姓名，请将放在“姓名”的位置；然后在右侧上部“撰写信函”栏选择“其他项目”。在弹出的“插入合并域”窗口选择“姓名”，然后单击“插入”命令按钮；最后，单击“关闭”按钮。上述操作可以理解为在Excel文档与Word文档间建立起“链接”关系。如图11-4-7所示。

此环节需要反复操作多次，将把Word文档中所有需要“合并”（或者叫链接也好）的内容，全部通过“插入”操作，链接了Excel表格的内容。切记，每次一个内容“插入”后需要点击“关闭”，然后都要把光标移动至需要“插入”的位置再操作。

图11-4-7 在Word文档中进行邮件合并操作示意图（五）

Word文档中“插入”相关内容，都会显示带书名号的项目名称。

11.把所有需要“插入”的项目都插入后，在右侧下部选择“→下一步：预览电子邮件”，此时Word文件就出现了您工资表中第一个人的名字和工资信息了（默认）。如果需要查看其他人的情况，可以右侧的上部单击“<”或“>”符号，可以前向或向后查看其他人的内容是否正确。如图11-4-8所示。

图11-4-8 在Word文档中进行邮件合并操作示意图（六）

【注意】如果类似于“税后工资”在Excel中显示是“12345.78”，但是在Word中显示是“12345.7800000001”，请在第二步建立的Excel文件中的此列进行设置：右击选中此列，选择“设置单元格格式”命令选项，在弹出的窗口中选择“货币”，就可以解决了。保存该文件，重新操作以上步骤。

12.如果没有问题，就可以继续进行下一步了，请选择并单击右侧下部“→下一步：完成合并”。如图11-4-9中①图所示。

13.右侧上部选择并单击“电子邮件”，会弹出“合并到电子邮件”对话框。如图11-4-9中②图所示。

14.请在“收件人”栏单击右侧的下拉按钮，从下拉列表中选择“邮件（也就是Excel表格中储存有邮件地址的那一列）”；在“主体行(S)”中手动输入，比如“20xx年xx月工资明细”，如图11-4-9中③图所示。

最后，单击“确定”按钮，这时，邮件将陆续发送到收件人的邮箱中。

图11-4-9 在Word文档中进行邮件合并操作示意图（七）

建议：为了确保邮件正确无误地发送到当事人手中，在第一次使用该功能时先发送不带具体工资数据的测试邮件，并在邮件中注明该邮件是测试用的，并请对方回复确认姓名与本人是否相符，避免出现“张冠李戴”的情况。

【扩展应用】其实，该功能还可用于发送各种通知、对账函等。

Answer 2

在介绍如何把工资条群发到员工邮箱之前，首先先来给大家说说如何制作工资条。毕竟，得先制作好工资条，才可以将工资条进行群发。工资条的制作话一般都是需要在专门的软件进行，现在比较受广大企业公司欢迎的是我们，几乎大多数的企业公司都选择它进行工资条的制作，因为操作起来非常简单。它里面是有非常多的模板的，你可以在输入员工的相关信息和相应工资后，直接套用喜欢的模板，最后点击一键生成，这样精美的工资条就制作完成了，在制作完成之后，有专门的群发按钮可以一键群发到员工的邮箱，非常省时高效。后期如果发现数据有错的话，还可以即使撤回修改，非常便捷。

Answer 3

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