物业服务管理部职能和职责
部门名称
物业服务管理部
直接上级
项目部总经理
下属部门
客户管理科
部门性质
房产的售后服务
管理权限
行使对房产的售后服务进行管理的权限，并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务。
管理职能
合理组织房产的售后服务，积极开展维护、调度工作。
部门职能
随着房地产市场的竞争愈演愈烈，售后服务对企业的发展开始起着至关重要的作用。要更好地为业主服务，创建温情小区，物业服务管理部必须认真履行以下各项工作职责。
1.遵守公司各项管理制度，负责物业服务管理部日常工作及业主服务请求手里，负责接待并处理，负责接待并处理业主的投诉和保修事宜。
2.代表公司接管竣工验收的商品房并建立档案，管理待售商品房，代表公司移交竣工验收的商品房给业主，负责办理移交手续。
3.建立并保管小区业主档案，进行信息数据化管理。负责接待业主上门访问和处理投诉工作，界定维修责任，落实、坚信并追踪维修情况。
4.掌握小区内的人员居住情况及住户需求动态，受理小区业主的各种有效投诉事宜并负责记录、跟踪及回访。
5.协调并处理业主提出的需求，收集所有与业主有关的服务需求，定期向业主反馈信息，向上级部门汇报工作情况。
6.负责办理各类物业管理服务收费标准的申报工作、小区内各项费用的催缴工作以及管理处的联络小区业主委员会、开发单位等工作。
7.负责部门一切事物性工作，包括起草服务部有关物业管理的文件、规章制度、收费依据和收费管理办法。
8.配合开展小区的接管验收工作，负责楼层单元内的检查、验收及质量缺陷整改的跟踪。
9.协调处理业主的违约、违规情况及突发事件，及时向经理汇报，并做好记录；提供及时、优质的服务，通过多种渠道与业主委员会和各业主保持良好的沟通，维护、处理社区关系。
10.负责小区业主装修管理以及家政服务管理，协调处理由此引起的投诉，负责小区装修情况的全面控制，为住户提供人性化的全方位服务。
岗位职责
物业服务管理部工作人员岗位职责如下：
一、物业服务管理部负责人的职责
1.全面负责物业客户服务管理工作，执行本单位项目的营销决策，做好各部门的沟通与配合工作，与上级及时沟通。
2.制定本部门的工作规程并负责实施和监督，对员工进行定期的培训及指导，负责员工工作质量的考核、评估。
3.及时处理业主投诉和保修情况，做好跟踪和回访工作。加强本单位的文明建设，逐步提高工作人员的服务技能和整体素质。
二、物业服务管理部工作人员的职责
1.管理小区业主档案，妥善保存并进行电子化管理，接待并负责处理业主的访问和投诉。
2.对小区物业工作全过程进行监督，按有关协议及物业管理的规定服务业主或住户，以确保服务质量。
u物业服务管理部管理制度
1.接待业主来访与投诉工作制度
接待业主来访与投诉工作制度
随着居民生活水平的不断提高，居民对居住小区的物业管理服务需求也日益多样化，这使得物业管理的难度不断加大，投诉事件的发生也日趋频繁。而业主投诉处理时物业管理的基础和核心，是物业管理永远值得关注的问题。为加强本单位与业主间的联系，及时为业主和住户排忧解难，提高工作效率和社会效益，特建立如下接待来访投诉工作制度。
一、业主来访与投诉的接待
1.宣传来访或投诉的办公地点、电话，让业主和住户来访或投诉无后顾之忧，并取得业主或住户的信任。
2.工作人员在遇到业主、住户来访或投诉时，应给予热情接待，主动询问，面带微笑，不得有刁难、推诿、对抗情绪，做到对熟人、陌生人一个样，对大人、小孩一个样，忙时、闲时一个样。
3.无论业主、住户对公司服务方面采取何种方式投诉，无论信函、电话、传真或来人面谈，工作人员要集中登记、及时处理，并及时反馈处理结果。对业主、住户，必须做到热忱、主动、迅速，不推卸责任、为难业主，或乘机索取好处等。
4.对于业主、住户投诉、来访中谈到的问题，客服人员应及时进行全面记录，记录的内容包括住户名称、投诉文件（如信件、传真、电话及面谈的正式记录的编号）、投诉性质或内容摘要、处理结果等。
5.处理来访、投诉时，要坚持原则，突出服务。工作人员应于当天进行调查、核实，特殊情况要将结果和处理意见汇报给经理，由领导决定处理办法。
6.处理完业主、住户的来访或投诉后，应及时将结果回复业主、住户和客户服务部经理，并及时回访业主、住户，做到事事哟着落、件件有回音。
7.工作人员要认真填写客户投诉处理通知单，并将每份客户投诉处理通知单进行编号，以便于跟踪、检查。
8.对本部门不能处理的重大投诉问题，须统一协调时，直接报上层管理处，由上层管理部门协助作出处理决定。
9.接到投诉后，在预定时间内采取补救措施，向业主、住户答复时间最长不应超过一周。
10.对业主、住户的投诉，分季度或年终进行分析总结，对反复出现的问题，应组织有关部门进行深入探讨，找出解决办法，防止同样的事情屡次发生。
11.当同行的物业管理单位来访时，工作人员应给予热情接待，把住宅小区情况做全面的介绍，并互相探讨、学习，共同提高小区管理水平。
12.根据业主的反馈和投诉信息，制订整改计划，并张榜公布整改措施，表彰“爱我家园”的住户名单，定期举行“文明户”业主评选活动。
二、业主来访与投诉的回访
1.物业服务管理部应当把对住户的回访列入职责范围，并落实到每年的工作计划和总结评比中。采用电话或其他形式跟踪投诉解决后是否仍存在问题。
2.物业服务管理部除了对业主的来访与投诉回访外，每年还应当至少进行一次调查，摸清业主对各个服务项目，如供电、供水、消防治安、卫生等各个方面的管理意见，并将业主意见汇总，对不足方面改进后进行回访。
3.回访时，应当虚心听取业主意见，诚恳接受批评，采纳合理化建议，做好回访记录。回访中，如不能当即答复业主的询问和意见，应告知预定回复时间。
4.回访后对业主反馈的信息，应及时逐条整理综合、研究、妥善解决，重大问题向上层领导请示解决。
5.回访时间及形式，根据业主的实际情况灵活安排，经理每年应有选择性地登门回访1~2次。
6.必要时，回访人员应当实地查看维修项目，向在维修现场的业主了解维修人员服务情况，征询改进意见，核对收费情况，并请被回访人签名。
7.回访中发现的问题，应当在24小时内书面通知维修人员进行整改。
8.对于长期存在的问题，须责成有关部门迅速处理，力争回访处理率达100%，有效投诉率减低到1%以下。
2.客服人员仪容与举止规范
客服人员仪容与举止规范
一个人的仪容仪表，可反映其精神状态和礼仪素养。在人际交往中，每个人的仪容仪表都会引起交往对象的特别关注，并直接影响到对方对自己的整体评价。所以，为了加强本单位与业主之间的良好沟通，提高部门形象，特制订以下仪容与举止规范。
1.形象保持大方得体，服装符合工作需要及安全规则；上班时间端正佩戴工号卡，不佩戴夸张的首饰及饰品，整体给人神采奕奕、活力清洁的感觉。
2.工作时间内应当穿着本岗位制服，制服应保持干净、平整，无污迹、破损。员工个人不可擅自改变制服的穿着形式，不可私自增减饰物，不可敞开外衣、卷起裤脚、衣袖。
3.上班时间禁止穿时装鞋，女同志一律穿黑色半高跟皮鞋，皮鞋表面保持光亮。
4.行走时，两臂自然下垂，自然地前后摆动；不要东张西望、左顾右盼；步伐轻而稳，尽量减轻地面与鞋跟的摩擦声。
5.工作中行走勿走道路中间，一般须靠右行，与客人相遇时要稍稍停止侧身立于右侧，点头微笑，主动让路。
6.与人打招呼或交谈时，笑容自然、适度；与他人视线接触时，保持正视，忌鄙视、斜视、扫视等；尽量少用手势，切勿用手指或手中物品在对方面前比划。
7.严禁在客户面前抽烟、吃东西、嚼口香糖，不在客户面前大声哼唱歌曲、吹口哨、谈笑、喧哗等。
8.不在客户面前咳嗽、打喷嚏，严禁挖鼻孔、掏耳朵、伸懒腰、打哈欠、抠指甲等不良举止。
9.为客人带路时，保持在客人前方2~3步的距离，引导客人上楼时，让客人走在前，下楼梯，让客人走在后。引导客人乘电梯时应让客人先入，不得自己先行，电梯进门左侧为上位，电梯停止后，请客人先步出电梯。
10.为客人指引方向或指点位置时，手指并拢用手掌指向所指示方向，手臂微曲、低于肩部，身体向所指示方向微微前倾，手势要得当。
11.上班时间内，不随意大声喧哗，将手机设为振动，使用手机时应注意回避客人。
12.电话铃响后，在三声之内接起，报单位名称，话机旁准备好纸、笔进行记录，确认记录下的时间、地点、对象和时间等重要事项准确无误。
13.致电业主时，最好在对方上班前或下班后，通话时，应当吐字清晰，语速适中，言语简洁有条理。
14.自我介绍时要面带微笑。他人作介绍时，要面带微笑、点头致意，介绍完毕后，握手并问候，重复对方的姓名等称呼，如“××先生/小姐，您好！”
15.与对方握手时，女性、主人、年长者、身份地位高者先伸手，待对方伸手后，上身前倾，两足立正，伸出右手，四指并拢，拇指张开，距离对方一步远，双目注视对方，面带微笑，握手用力不宜过大，时间为3秒钟左右。
16.递名片时要哪个双手递上，手臂齐自己胸部，并作自我介绍；名片正面朝上，正对对方。互换名片时，右手拿自己的名片，左手接对方的名片后用双手托住。接名片时，应起身双手接受，并认真阅看后小心存放。
17.送客人上车时，引导客人按先主宾后随从、先女宾后男宾顺序上车。同时，应一手拉开车门，一手遮挡门框上沿，但谨记对方若信仰伊斯兰教和佛教者不能遮挡。
3.客服人员上门服务制度
客服人员上门服务制度
客户需要维修服务时，客服人员应当及时安排人员响应客户需求。为了规范管理，便于客服人员开展上门服务工作，特制订以下上门服务制度。
1.不能通过电话解决的问题，客服人员应该详细登记业主姓名、房号、所需维修状况及故障现象，填好服务表并及时安排人员上门服务。
2.前往住户处的客服人员应当打电话与住户联系，了解故障情况，约定上门时间，准备好工具袋，备齐维修项目中所需工具及零配件，身着整洁工装，佩戴工作牌上门。
3.检查维修前，如有收费项目应向住户解释原因，通报收费价格，并向分管负责人汇报。争取住户同意后，方可实施维修。
4.检查维修过程中，如果问题不能解决时，应联系其他人员协助处理，或者与住户约定下次维修时间。
5.检查维修完毕后，必须当着用户面检测原故障是否彻底解决，并做相应的解释说明工作，提醒住户以后操作应注意的问题。
6.维修完毕后立即整理工作现场，将住户的所有物品归回原位，填写服务表格，收取相关费用，请住户签字确认。
7.在住户处维修过程中，应尊重住户的各种习惯，尽量注意对室内外环境的影响，不扩散、波及其他较大范围。
8.不能使用住户处的电话打与本次维修无关的电话，若因维修问题需与公司联系，应得到住户的允许方可使用电话。
9.服务过程中严禁吸烟、吃零食、嚼口香糖及与住户发生冲突等不礼貌行为。住户验收签名后，礼貌地道别离开，不得无事逗留或闲聊。
10.上门服务人员返回单位后，应及时上交服务表与费用，办好有关交接手续，未交接前要妥善保管，不得遗失。
11.工作人员应将上门服务资料整理输入计算机存档，作为回访、考评，核对领用材料及收费依据，也便于对住户进行跟踪回访。
12.服务结束后的三天内，打电话对用户进行回访，了解维修项目的使用情况，同时考核用户对上门服务的满意程度，收集住户反馈信息。
13.物业服务管理部应当根据上报服务项目及住户反馈信息，定期组织员工培训，实行年度考核制度，持证上岗。
4.业主入住管理制度
业主入住管理制度
为迎接新业主入住，便于工作人员积极、有序地开展工作，本单位特制订以下管理制度。
一、入住前的准备
1.物业服务管理部在业主入住前一个月制订入住工作计划，该计划中应明确业主的入住时间、负责入住工作的人员及其职责、入住手续、入住过程中使用的文件和表格。入住工作计划应由管理处主任批准。
2.综合部应提前一个月向业主发出入住通知单，详细说明需业主准备的证明材料、需业主填写的表格、办理入住手续的程序。小区办理入住手续的工作现场应张贴入住公告和明确的指示标识，并指定专人负责业主办理入住手续时的各类咨询和引导。
二、入住时的审查登记
1.综合部应建立入住登记表，对业主提交的入住通知书进行查验，确认无误后收取入住通知书，在入住登记册中注明。
2.给入住申请人发放的资料应包括入住说明、住户手册、住户公约、管理协议、预交费用标准、装修须知、住户登记表、装修审批表、验收交接表，这些发放的资料应在入住登记册中由业主签收，或由管理人员注明。
3.提供给业主的入住说明中应明确由业主填写并提交的资料，这包括身份证、工作证复印件、业主登记表、购房合同的正本及复印件、已签署的住户公约、管理协议等。
4.工作人员应当对业主的资料进行审核验证，其验证的内容应当包括表格填写是否完整、正确和清晰；公约和管理协议是否已签署；身份证明文件与购房合同及业主登记表是否一致。
5.所有手续审查通过后，入住管理员可收取购房合同复印件、业主登记表、住户公约、管理协议各一份，并在入住通知书中注明签收。
三、预交费用
1.物业财务部根据国家和政府的法规及开发商或业主委员会的规定，收取各项费用，并开具相应票据给业主。其费用项目包括预交管理费、装修保证金及清运费等。
2.物业财务部应当建立费用登记表，对费用交纳完毕的业主做好详细记录。
3.以上的手续办理完成后，物业管理服务部工作人员应当及时查验入住登记表及已签署的管理协议和各项收费票据，然后向业主发放钥匙，约定验收房屋的时间和方式。
4.物业管理服务部工作人员应与业主一起验收登记水、电、气表的底数，双方在验收交接表上签字确认。验收过程中，双方确认需维修的事项则应当及时通知相关部门处理。
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