总的说来,notice 可以分为两类:一种指组织之间或内部通知有关事项的文书, 即通知。另一种是机关、团体或个人向他人公开说明某事或请求帮助,或对他人提出要求的公告,即启事。
这里所说的通知是指通知有关事项的文书。通知通常是上级对下级、单位对员工布置任务、安排工作、召开会议、传达信息等所使用的种应用文体。平行单位之间也可采用通知的形式互相协商开展某项活动。 日常事务中,常见的通知形式有3种:一是书信式.通过邮局寄发或由专人送递。此类形式的通知所涉及的对象不是很多但比较分散;二是布告式,即将通知张贴在布告栏内或写在黑板上,这种形式多用于单位内部,涉及面相对广泛些,三是广播通知,这类通知用于公共场所。如车姑、机场等,也可用于单位内部。广播通知一般是为了应付一些紧急事务,因此这类通知的播放应及时,以免误事。
书面通知一般应具有听通知事务的标题或注明“通知"(Notice or NOTICE)字样。通知的正文上面通常要注上发送通知的单位名称及发通知的日期,日期一般写在正文的左下角,单位名称可写在右下角,但应位于日期的上方。正文与标题之间以及正文与署名之间至少要空一行。
“通知”,是“适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员”的一种公文文体。
通知的类别及其各自的功用、要点:
一般性通知。发布要求下级机关人员办理或需要知道的事项。要点是写明白什么事,什么时间、地点,如何办理。
批示性通知。针对欲发公文所加的通知。大体有三种情况和相应的三种形式。“转发”,对上级机关、同级机关或不隶属机关的公文,加按语式通知转发下去。“批转”,是对下级机关的公文加批语式通知下发,通知执行,或通知参照执行等。“颁发”(“印发”),职能机关发布行政法规、印发有关文件,并加说明式通知下发,其附件即要颁发的那个文件。
指示性通知。对下级机关有所指示,如认为其内容不宜用命令或指示发布的,可用“通知”发布。
会议通知。谁决定的召开什么会议,内容(讨论什么事项)、时间、地点、参加范围等,可用“通知”发布。通知文体的语言要求简洁清晰,侮句话都应把意思表达清楚、完整,以免产生歧义。通知中避免使用华丽词藻。
任免通知。任免领导人需下级机关知晓,或任免的就是下级机关领导人。主要写何机关何会议决定何人任何职。亦可归入第一类“一般性通知”中,属于要求下级知晓的。