(一)企业制度不规范,岗位不受重视
出纳工作贯穿整个财务活动过程,起到承前启后的作用,保证资金的安全及合理使用,影响企业的会计核算质量和效率。
但很多人甚至包括管理层,对出纳仍有一种错误的认识,认为仅仅就是收收钱、跑跑腿,没有任何的专业可言。思想上的忽视带来的就是无证上岗,不予培训、任人唯亲的不良情况,这将给企业财务工作的良性运转及日后发展带来极大的隐患。
一个企业如果没有制定一套完善的管理体系和会计制度,势必会给具体的工作造成无法可依、无章可循的混乱局面。财务工作一旦没有制度的约束,不能以相关的规定为准绳,就会给一些别有用心的人有机可乘:利用漏洞乱设明目报销费用、不通过出纳就随意经手现金、私自更改账目金额、上下层勾结舞弊等等。这些情况的发生,会导致出纳难以控制资金,收支情况出现差错。长此以往,会计数据就会失真、账目不清、核算失控,会计工作将失去其真正的作用。管理层也无法了解真实的资金情况,无法对未来发展作出正确决策。
(二)手续不全疏于防范,思想懈怠不认真
出纳是一项缜密的工作,不能有丝毫差错,需要会计人员具有高度的耐心、细心、事业心及责任感。但很多会计人员工作的时间长了,思想上就会松懈,对业务的要求也会降低。一些看似不起眼的失误,日积月累,都会变成无法查明的大问题。
(1)收付现金不及时记账,引起盘点时数目短缺或盈余,但日久却无据可查、难以找平。
(2)金额、小数点、大小写、记账方向等方面漏记错记,填制凭证不规范,造成后期结账、报税一系列的连锁错误。
(3)原始单据未分门别类的粘贴在凭证后,时间长了找不到,令凭证缺失真实依据。
(4)相关的支票没有在规定时间内办理,给开票方和使用方带来不必要的麻烦,容易造成企业资金流动滞怠、周转延长、形成坏帐。
(5)未能严格审核发票及相关票据,在签字盖章手续不全的情况下,给职工支出借款或报销。
(6)内部牵制、稽核制度执行不到位,缺乏自我约束力及监管力度,导致层层出错;更有甚者会出现造假、监守自盗的现象。
(7)保管不当,遗失印章、票据、现金等重要物品,在需要时无法及时拿出使用,影响工作效率。
以上几点只是现实工作中常见差错的一小部分,而因为怕麻烦、怕得罪人、懒惰、粗心或故意等原因产生的五花八门的错弊不胜枚举,轻者会加大工作量;重者会产生投机倒把、贪污腐败的情况,致使企业资金流失、蒙受经济损失。
(三)一人多岗,只求量不保质
某些企业规模较大,下面还往往设有若干分公司。管理层有时为了节约成本或者对财务
部门的岗位认识不足,会安排一人兼职多家、一人兼顾多岗。这种高负荷的工作量会让会计人员手忙脚乱,使差错增多,现金交叉混乱。由于每月只是一味的在追赶进度,因而无瑕顾及其准确性、合理性,对账目中隐在的一些含糊不清的问题没有时间思考研究。长此以往,一直存在而得不到解决的不合理之处,就更加难以查询根源,无法进行系统的梳理纠正。疲劳兼职令工作质量得不到保证,更谈不上业务上的创新。而错误的工作方式方法一直延续,弊端显露无遗,对财务工作发展有百害而无一利。
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