采购首先在项目规划阶段确定。对于每一个外部承包商，都需要一份工作说明书（SOW）作为一份概述所承包工程的文件。
然而，在签订合同之前，是一份征求建议书，其中多个承包商可以对工作进行投标，项目经理可以从他们的投标中确定谁将获得合同。
这些请求是经过深思熟虑的，因为是整个项目的指导文件，越具体越好。这避免了以后的混乱，有助于制定更准确的计划。
该流程收集在采购管理计划中，包括需求文件、风险登记、活动资源需求、项目进度、活动成本估算等。
为了指导这些决策，有一些工具和技术，比如自制或购买分析，可以帮助确定活动是否需要外部供应商，或者可以在内部完成。寻求专家的帮助、进行市场调查和与利益相关者会面也有助于指导这一决策。
在完成第一阶段的文书工作后，进行采购阶段是研究返回的投标并确定接受哪个投标的阶段。然而，在决定之前，应该有一个适当的标准来决定哪个投标最适合该项目，并且适合你的物流管理。然后签署协议，更新项目管理计划。
通过与投标人举行会议，掌握评估建议书的技巧，并进行独立评估，以确保投标在正常范围内，从而确定中标人。向你所在领域的专家寻求建议，了解他们的观点，这并没有什么坏处。
你也可以运用一些分析技巧。广告是确保你投放尽可能广泛的好方法，你可以根据所有潜在的投标人来决定。然后是采购谈判，需要调整最终合同以满足你和承包商的需求。你应该使用采购订单记录你订购的商品/服务的价格、数量、交付窗口和付款条件。
一旦签订合同，这些承包商的管理必须纳入总体管理职责。承包商可能会对预算和进度产生负面影响，从而导致项目偏离轨道或更糟。
因此，定期更新状态对于审查承包商协议、获取进度更新和审查工作绩效是必要的，以确保承包商满足其合同中概述的要求。尽管你雇佣承包商是因为他们是这方面的专家，但你仍然需要监控和跟踪他们的工作，以确保工作按计划进行。
最好签订变更控制系统合同，并定期进行采购绩效审查，包括检查和审计，以确保工作正常进行。绩效报告也有助于让管理者了解情况。支付系统、索赔管理和记录管理系统都需要到位。工作指令必须包括承包商正在执行的工作的所有细节，以便于绩效监控。
正如有一个开始采购的流程一样，也需要一个到位的流程来完成采购。应在与承包商的初始协议中详细说明已完成工程的构成，因此，任何一方都不应混淆工程何时完成。
保险和担保通常也需要正式免除责任。这可以确保合同的价值和完工日期没有未完成的变更。
采购审核有助于这一过程，并进行结构化的采购谈判。还需要一个记录管理系统来管理采购过程这一阶段涉及的所有文书工作。
拥有正确的工具可以使项目管理采购更加有效。8Manage PM提供了丰富实用的功能，让你实时跟踪和管理项目采购。你可以规划采购合同，还能记录采购合同的开始时间和计划结束时间。状态更新，包括采购付款，都会立即反映在实时仪表板上。你可以跟踪承包商的进度，以确保项目按计划进行。
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由于项目的复杂性，项目团队有时并不能完全依靠自身的力量来完成项目的全部工作，因而需要把某些项目工作外包给其他组织进行，这就需要来做项目采购管理。
简单来说，项目采购管理就是项目执行组织从外部获取最优的产品、服务或成果来满足项目需求，因为从外部获取货物或服务大多都是通过合同进行的，因此，采购管理通常也是围绕合同开展的。在合同签订之前，需要做大量准备工作；合同签订之后，需要执行和管理合同；合同关闭前，还需要开展合同收尾工作。
具体的采购管理工作如下：
1.规划采购管理
通过市场调研及内部分析，了解市场情况并确定哪些工作需要外包，以便做出合理的采购安排。之后编制采购管理计划及采购策略，做出独立成本估算，即预估以下完成合同工作需要多少钱。
2.实施采购
按照采购管理计划和采购策略中规定的采购方法，开展实际的采购活动，签订采购合同。采购方法有很多，主要包括直接采购、邀请招标、竞争招标等，应根据具体情况选用。
3.控制采购
控制采购的过程就是管理合同双方的合同关系，监控合同工作绩效，管理合同变更。简单来说，就是随合同执行进行合同管理，确保项目目标能够实现。
最后还要做好合同收尾工作，包括产品核实、财务结算、总结合同实施情况、更新合同记录及组织过程资产、退还保证金或担保函等。