（1）组织证明信一般包括标题、称呼、正文、结尾和署名五个部分。
标题。第一行正中写“证明信”三个字。
称呼。需要证明信单位的名称顶格写，名称后加冒号。
正文。另起一行，空两格写起。内容如复杂可分段，简单的就不必分段。其内容主要写明被证明的事项。要针对对方所要求的要点写，要你证明什么问题就写什么问题，其他无关的不写。
结尾。另起一行，顶格写“特此证明”四个字。
署名。写证明单位的名称，加盖公章。另起一行，在右下方写年、月、日。
（2）个人证明信的格式，与以组织名义所写的基本相同，只是在证明信的末尾，需要写证明信者所在单位签署意见。
对写证明信者本人的政治、工作等方面进行评价，以便使对方了解证明人的情况，从而鉴别证明材料的真伪与可信度。
对证明的内容的态度。如熟悉所证明的材料，可表示肯定或否定的态度；如不太熟悉，可写“仅供参考”。
署名。单位名称，加盖公章。下面写年、月、日。
（3）随身携带的证明信是因工作的需要，由被证明者随身携带的证明信。它具有证件的作用，主要证明到外地出差或办事人员的身份和外出使用。这种证明信的格式与以上两种证明信的格式基本相同，只是不必写收信单位名称，结尾要注明有效时间，过期失效。