领导是会议的“舵手”,要随时把握、驾驶好会议之舟,启发引导大家,始终遵循会议既定的议题、日程,进行充分地研讨,才能如期达到预想的目的。这就要求领导必须使与会者充分了解议题。 开始就要讲明会议共有哪些议题,怎么个开法,有哪些要求,与会者要承担什么任务等诸多环节,无论哪个环节处理不好,都会影响会议的效果。 有效地主持好会议,是领导说话水平的一个重要方面,也是领导的一项基本功。
在我们的工作过程中,会议可以说是一项最经常的工作。 一项调查表明:大多数管理者有三分之一的时间是用于开会,有三分之一的时间是用于旅途奔波。有感于繁重不堪的会议邀请,万科的总裁王石曾经说过一句很形象的话,他说:“我如果不是在开会,就是在去往下一个会议的路上。” “会议沟通”是一种成本较高的沟通方式,沟通的时间一般比较长,常用于解决较重大、较复杂的问题。
如下的几种情境宜采用会议沟通的方式进行:
1.需要统一思想或行动时(如项目建设思路的讨论、项目计划的讨论等);
2.需要当事人清楚、认可和接受时(如项目考核制度发布前的讨论、项目考勤制度发布前的讨论等);
3.传达重要信息时(如项目里程碑总结活动、项目总结活动等);
4.澄清一些谣传信息,而这些谣传信息将对团队产生较大影响时;
5.讨论复杂问题的解决方案时(如针对复杂的技术问题,讨论已收集到的解决方案等)。
虽然大家都很了解会议所带来的资源、人力、物力的巨大耗费,但人们也不得不承认,会议是一种很有效的沟通手段,因为面对面的交流可以传递更多的信息,尤其是很多需要各部门协作的工作,就更是需要会议的纽带来协助运作。 你在会议沟通活动中是否具有以下行为要点? 你的会议沟通表现 是√ 否×
1.总是在会议开始前3天就已经安排好了会议的日程并将该议程通知到每位与会者。 2.当与会者询问议程安排时总是回答:“ 还没定呢,等通知吧 ” 。 3.对于会议将要进行的每项议程都胸有成竹。 4.会议开始前半小时还在为是否进行某几个议题而犹豫不决。 5.提前将每一项会议任务安排给相关的工作人员去落实,并在会议开始前加以确认。 6.临到会议开始前才发现还有一些会议设备没有安排好。 7.预先拟定邀请与会的人员名单,并在开会前两天确认关键人士是否会出席会议。 8.自己也记不清邀请了那些人出席会议,会议开始前才发现忘了邀请主管领导参加会议。 9.会议时间安排恰当,能够完成所有的议题。 10.会议总是被一些跑题、多话者干扰,难以顺利进行。 11.会议室布置恰当,令与会者感觉舒适又便于沟通。 12.会议室拥挤不堪,令与会者感觉不快,大家都盼望着早点结束会议。 以上 12个问题,可能是你的会议沟通活动中常见的表现,你如果选择了题号是单数的行为表现,请给自己加上一分;你如果选择了题号是双数的行为表现,请给自己减去一分。最后看看自己的总分吧! 3~6分:你的会议沟通技巧是值得称道的。 0~3分:你的会议沟通技巧也还不错,但需要进一步改进。 低于 0分:你的会议沟通技巧真不怎么样,赶快努力吧!
专家点拨
成功主持会议的八大准则:
很多领导都认为,会议只不过是一种形式而已,主持会议很容易。其实,这是一种误解。要真正主持好会议,充分调动与会者的积极性,达到预期效果,并不是件容易的事情。
其中,哪一项应由与会者在会上做出决定;哪一项只需听一听与会者的意见,以便进一步补充;哪一项只是告知性地打打招呼,介绍一下情况,暂不讨论;哪一项与会者必须和上级保持一致,只研究怎么协调行动等等。 而要与会者听得明白,那么,主持会议的领导者就必须讲得清楚,把会议的目的、要求、内容诸项一一交代给大家,层次要清晰,逻辑要严密,表达要准确,中心要突出。切不可主次不分,轻重不分,内容庞杂,使听众不知所云,无所遵循。因此,要做好工作会议的主持,领导者需注意做到以下几点:
1. 会议要准时开始
这是主持会议人最容易贯彻的一条原则。而由于种种历史原因,又是难于贯彻的一条。 人们由于缺乏会议意识,有的是觉得会议不重要,9点通知10点到;有的是为了显示身份,如张天翼创造的著名典型:华威先生为了与众不同,故意姗姗来迟。
在这种情况下,领导应以身作则,这样才能使会议有个良好的开端,也是提高会议效率的第一步。
2. 声音洪亮,语调多变
领导者在会议上讲话, 要让自己说出的每个字、 每句话都传到与会者的耳朵里,这是最为基本的要求。我们说话的声音洪亮,不光是指音量,还包括说话应该有力度,吐字清楚,节奏感强。能在声音中表现出领导的自信以及奋斗的力量。领导讲话如果声音有气无力,语调平铺直叙,就显得缺乏活力。领导者通过语调的变化,能表达出丰富的思想情感和观点,使与会者在思想情感上产生一种共鸣,使自己的讲话有较强的感染力、震撼力。 庄重、严肃的会议,要求语调平缓、稳重;欢快、轻松的会议,要求语调轻快、随意。
3. 务必让每个与会者都发言
务必让每个人都参加讨论,参与决策。如果你知道某个与会者喜欢发表会后议论,设法让他在会上发言,明确表态。 这样,会后他再也不能说不同意了。 这点要取得其他与会者的配合。 这是一种领导艺术,这种领导艺术能节省许多开会时间。开会时私下交谈只会引起冲突和不和。 主持会议者不能允许任何人把会议分裂成一个个小组讨论会。应使所有与会者都能听到每个人的发言。如果窃窃私语者继续存在,可以把大家的注意力引到他身上,和蔼地请他把所讲的告诉大家。
4. 应付分歧意见
对分歧不要视而不见,也不要设法回避。承认分歧,并提请与会者注意。把分歧意见公布于众, 供与会者进行明智的选择。 可以问争论的双方:“你到底站在哪一方? ”然后再问题:“你为什么采取那个立场? ”最后问题:“你建议我们应做些什么? ”这样,他们坚持自己观点的强烈度就会减弱。
5. 防止“冷场”
一发现要出现“冷场”,立即用评论、提问或解释的方法,鼓励大家继续讨论。要知道与会者发表的意见逐步减少, 意味着他们对处理问题的紧迫感和能力也随之下降。
6. 经常归纳提醒
开会时往往有这种情况:有时大家意见比较集中,而会议主持人却不能及时总结,提请大家转入另一项议题,出现了冷场,拖延了时间;有的在征求大家意见时,有的人一声不吭,有的人翻来覆去,谈不到点子上,越扯越远;也有时人们争论不休,互不服气。
归纳是向大家报告会议进展情况的一种技巧。 主持人也可以把分歧意见进行归纳,以提请与会者注意。否则,不同意见在讨论中会被忽视。如果到会议结束时才冒出来,会使大家感到沮丧。
7. 注意掌握说话的分量和分寸
语言的分量是由词义和态度两个主要因素构成的。词义是指语言的本意,态度是指表达时所持的表情和情绪。 比如,主持会议的领导,要批评下级人员的工作差错或较大的失误,这里就有个分量问题。如果是个别的、一般性的差错,而批评的分量过重,未免有小题大做之嫌,本人不服气,大家也不满意。 如果是较大失误,而批评分量过轻,既达不到教育本人的目的,又给大家一种袒护当事人、文过饰非之感,不能使闻者足戒。 这也是“度”的一种要求。
当然,不做具体分析,以理服人,而是无限上纲,乱扯一通,也不会有好效果。因此,根据问题的性质、程度,在讲的时候,就有一个轻重之间怎样才算适宜的分寸问题。
分寸是衡量语言分量的尺度。 而要把握好分寸,一是注意词意上的细微差别,尤其是同义词、近义词之间的细微差别。 二是注意态度和语调的区别,这种分寸也是会影响到分量的。我们的目的是,既要弄清问题,又要教育同志。指出问题的严重性,进行严肃地批评,不一定非要高门大嗓、声色俱厉。语言尖刻,态度粗暴,甚至出口伤人,以挖苦、讽刺、嘲笑人为快事,必定造成对方的反感和抵触,不利于问题的解决,也不利于团结。
8. 会议要适时而止
会议议程一经发出,不要更改,不要超过规定的时间。如果会议程序拖延了,要立即采取行动。 明确告诉大家,要在规定的时间内开完会。 此举最得人心。