通讯礼仪规范 通讯礼仪主要包括使用电话、手机及
电子邮件的基本礼仪。 一、接打电话礼仪 关于打电话的礼节,我们可以归纳为礼貌、简洁、明了六个字。使用电话交谈时,要注意语言简洁和明了。电话用语要言简意赅,将自己所要讲的事用最简洁、明了的语言表达出来。在办公室打电话,要照顾到其它电话的进出,不可过久占线。 1、接电话的礼仪 (1)接电话的最佳时机应为电话铃声响过两至三声,不要让铃声响得时间过长。 (2)接电话时用语要文明、礼貌,语调要平和、音量要适中。如确有重要原因而耽误了接电话应向对方做简要解释,并表示歉意。 (3)接电话时对对方的谈话可做必要的重复,重要的内容应简明扼要地记录下来。 (4)电话交谈完毕时,应尽量让对方结束谈话。通话完毕,应等对方放下话筒,再轻轻地放下电话,以表示对对方的尊重。 (5)当我们接到拨错的电话时,应礼貌温和的告诉对方“您打错了”,而不要粗暴的挂上电话。对方若说“对不起”时,你可以回答“没关系,再见!” 2、打电话的礼仪 (1)选择适当的时间。为确保信息的有效传达,发话人应根据通话对象的具体情况选择适当时机,尽量为受话人多考虑一些,尤其要避免打扰对方休息。如确有急事不得不打扰别人休息时,务必在接通电话时向对方致歉。如果是打国际长途,则还应先考虑时差问题。 (2)接通电话问候之后,先通报自己的姓名、身份。必要时,应询问对方是否方便,在对方方便的时候再进行交谈。 (3)电话用语应文明、礼貌,电话内容要简明、扼要。 (4)通话完毕后应道“再见”,然后轻轻放下电话。 二、接打手机礼仪 随着
通讯技术的快速发展,手机也日益普及,手机礼仪越来越受到关注。 (1)遵守公德。在参加会议、观看节目的时候,应关闭手机或将手机调至震动状态。如有必要使用手机的时候,一定要讲究
社会公德,切勿使自己的行为影响到其他人。 (2)保证畅通。使用手机主要的目的是为了保证自己与外界的联络畅通无阻,如准备充足的备用电池,及时查看手机信息等。 (3)注意安全。使用手机时,对于有关的安全事项绝对不可马虎大意。在任何时候都切不可在使用时有碍自己或他人的安全,如在飞机和医院等某些限制手机的场合一定要按照规定关闭手机,以确保飞机飞行安全和医院医疗设备正常使用。 三、电子邮件礼仪 电子邮件是利用
电子计算机所组成的互联网络,向交往对象所发出的一种电子信件。使用电子邮件进行联络,不仅节省时间,而且可以大大的降低通讯费用。公务员在使用电子邮件对外进行联络时,应当遵守的礼仪规范主要包括以下五个方面: 1、电子邮件应当主体明确。向他人发送的电子邮件,主体应当明确,让人一眼就能看出邮件的内容。 2、电子邮件内容要简洁。每个人的实践都很宝贵,所以应当以最简洁的语言表述出完整的内容。 3、电子邮件应当避免滥用。轻易不要向他人乱发送电子邮件。 4、电子邮件应当注意编码。编码的问题,是每一位电子邮件使用者均应予以注意的大事。因此,在使用中文向除了中国内地之外的其他
国家和地区的华人发出电子邮件时,必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统,以保证对方可以收到自己的邮件。
5、电子邮件应当慎选功能。现在市场上所提供的电子邮件软件,有多种字体备用,甚至还有多种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色,但此类功能必须慎用。这主要是因为,一方面,对电子邮件修饰过多,会使其容量增大,收发时间增长;另一方面,电子邮件的收件人所拥有的软件不一定支持上述功能,可能会产生
乱码的现象。