公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
(一)份号:公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
(二)密级和保密期限:公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
(三)紧急程度:公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)发文机关标志:由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。
(五)发文字号:由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。
(六)签发人:上行文应当标注签发人姓名。
(七)标题:由发文机关名称、事由和文种组成。
(八)主送机关:公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
(九)正文:公文的主体,用来表述公文的内容。
(十)附件说明:公文附件的顺序号和名称。
(十一)发文机关署名:署发文机关全称或者规范化简称。
(十二)成文日期:署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。
(十三)印章:公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
(十四)附注:公文印发传达范围等需要说明的事项。
(十五)附件:公文正文的说明、补充或者参考资料。
(十六)抄送机关:除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
(十七)印发机关和印发日期:公文的送印机关和送印日期。
(十八)页码:公文页数顺序号。
(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。 1、标题。2、主送机关。
(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
(四)结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。 署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。 XXX关于XXX的函(2号小标宋体) 主送机关:(标题下一行顶格,3号仿宋) X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字) 特此函达,恳请批复。
(结语灵活变动) 附件:1、X X X(正文下一行右空两字)。 2、X X X 单位名称(附件下两行居成文日期中) 成文日期(右空四字用阿拉伯数字)
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