我才刚刚做文员不久，还不了解业务，请有效人士告知一下文员都应该懂做哪些表格？还有其他什么业务？？？

Question

我在深圳市金雅轩投资有限公司做文员，每次老板叫我办事的时候。我老是做错，想请教一下老前辈们，我应该怎样做才把这个文员做好。，谢谢了。

Answer 1

　　前台文员是客户进入公司的第一个接待人员，也是能让客户对公司的产生第一印象的重要人员之一。前台工作的表现直接影响着公司的形象，所以作为前台文员要从礼仪、素质、能力等方面不断地改善自己，做好本分工作。一个公司的前台文员岗位职责及工作流程是：
　　1、客户接待及信息管理
　　Ø公司来访客户的日常接待流程：客户上门——引导接待入座（询问来源）——倒水——联系相关人员接待——客流详情登记；
　　Ø市场部的客户意向登记流程：家装顾问报意向（每日10：00前、16：30分后）——录入《市场部意向客户登记表》——签字确认该客户录入完毕；
　　Ø客户回访流程：后门当班前台文员回访前一天上门客流——录入客户档案——如有异常来源客流转存《异常上门客户登记表》——交至行政主管回访审核。
　　2、办公用品管理流程
　　Ø申报流程：前厅文员发放《办公用品申请表》——申请部门经理签字同意采购——前台文员回收整理——行政主管审核——总经办签字批准；
　　Ø采购流程：总经办签字批准——前台文员电话通知供货商——检收采购的物品质量是否复合要求——发放并签字确认；
　　Ø电话充值：持卡人至前台充值——详情登记——持卡人签字确认。
　　3、门禁管理
　　Ø钥匙管理：每日晨会后除材料区铁门外其他工作通道门正常开启，公司钥匙在经行政主管与相关部门同意的情况下方可以书面转借他人；
　　Ø加班钥匙管理：前台文员负责锁闭所有通道门（除洽谈区左通道门），确保各通道门已正确上锁，加班钥匙必须落实到个人并完整填写《钥匙领用登记表》。
　　4、物资管理
　　Ø公司邮件、包裹的收发：因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽谈，员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认；
　　Ø仓库管理：仓库实行台帐管理，帐目日清日高，每月对仓库物资进行盘点登录台帐并将物品盘点表报行政主管；
　　Ø工作区域的卫生清洁：两名前台文员自行安排轮换值日，营业期间各负其责；
　　Ø名片定购：各部门名片由前台文员统一使用QQ或邮件联系指定厂家订做，并在两个工作日内送货，收取货品时由责任人核对内容并签字确认；
　　Ø花木管理：前台文员负责与供应商联系花木的后期服务（更换、浇水）和花木的数量管理，月底清点数量并造表交行政主管；
　　Ø水电照明的检查：后门当班前台文员负责协助行政主管检查公司除办公区域以外的所有区域的水电照明设备，发现损坏或异常情况立即内上报；本着开源节流的原则督促改进用水用电浪费现象，由前门当班文员负责洽谈区域的灯光正常照明，每相隔半小时后门当班前台巡查楼层区域内所有照明（家具、主材区域），如非客流高峰，保证正常照明，大功率照明关闭；下班后，除办公区所需照明，其他区域照明电源关闭。

　　相关文章有：前台文员的工作总结　　前台文员应做好哪些呢？

　　日常工作细则：
　　1.协助办公设备及办公环境的维持及维护；
　　2.结算各项行政费用；
　　3.负责相关文档管理工作；
　　4.其他日常行政支持性工作。

　　行政工作细则：
　　1.协助行政经理完成公司行政事务管理；
　　2、参与公司绩效管理、考勤等工作；
　　3、参与公司行政、采购事务管理．

　　公司日常细则：
　　1、文件、档案、资料的整理、分类、归档、记录；
　　2、电话记录、打印文件、复印资料；
　　3、日常报表的收集、整理、汇总、传递、上报；
　　4、遇突发事件，紧急联系相关负责人，协助解决；
　　5、收发邮件、信件，及时转交相关人员；
　　6、上情下达，下情上传；
　　7、保密工作（包括：公司内部信息、资料、文件、人事、档案、会议内容、计算机信息、财务等）
　　8、处理各部门人员的报帐事宜，审核、汇总、传递工作；
　　9、协调各部门人事关系，使之工作能顺利、高效完成；
　　10、完成上级管理层交付的临时工作；
　　11、保持工作环境整洁、干净等。

　　文秘工作部分：
　　一、负责人事处文秘、公章管理。
　　二、开具各种信函（包括行政介绍信、证明等）和干部（工人）调动 　　通知。
　　三、负责各种文件和通知的收发和督办工作。
　　四、负责本部门的信访接待和日常事务工作。
　　五、负责人事档案和文书档案的管理工作。
　　六、协助做好人事统计报表的统计工作。
　　七、负责人事处网页的维护和文件、表格的录入工作。
　　八、做好本部门计生、安全保卫、保密等工作。
　　九、完成处领导交办的其他工作。

　　行政岗位职责：
　　一、负责一般性行政公文、主任交办的文字材料及行政领导讲话和相关材料的起草工作；
　　二、负责由部门代单位起草的行政公文和有关文字材料的核稿工作；
　　三、负责组织大型行政工作会议的记录及会议纪要的起草工作；
　　四、负责每周会议安排的编制工作，协助主任做好其他会议的组织通知等会务工作；
　　五、负责督促检查行政工作计划、办公会决议事项的落实情况，将了解的情况及时反馈给领导
　　六、负责办公室日常政务接待，来访客人接待及日常事务性工作；
　　七、负责印章保管和监印、办理各种介绍信

Answer 2

1、最基本的办公软件得会：WORD、EXCEL、PPT，里面的功能得熟练掌握；
2、客户来访，端茶倒水、打招呼是必不可少的；
3、能够收发传真、接打电话、打印和复印文件；
4、还有我认为比较重要的一点：打字必须得熟练，要快，最好能用五笔盲打，因为办公室的电子版文件编辑很多；
5、办公物品的采购、收发快递，最好手中保存几个常用快递公司的联系方式；
6、与客户签订的合同、公司的政策文件、常用往来客户的联系方式等文件一定要妥善保存，领导要时随手就能找来；
7、能讲一口流利的普通话，这个也很重要；
根据我的工作经验及体会，做到以上几点，你一定是领导眼中的最称职的文员。

Answer 3

刚来的时候是这样的！做什么事情不可能一下什么都会熟悉；毕竟是新的环境新的事物才会让这样的！所有你要去了解这个公司的操作流程-熟悉工作环境 等等！