座谈会标题由会议名称和
邀请函(书)组成，一般可不写主办机关名称和关于举办的字样，如：《亚太城市信息化高级论坛邀请函》。邀请函三字是完整的
文种名称，与公文中的函是两种不同的文种，巨因此不宜拆开写成关于邀请出席会议的函
座谈会是由训练有素的主持人以非结构化的自然方式对一小群调查对象进行的访谈。主持人引导讨论。主要目的是从适当的
目标市场中抽取一群人，通过听取他们谈论研究人员所感兴趣的话题来得到观点。这一方法的价值在于自由的小组讨论经常可以得到意想不到的发现，是最重要的
定性研究方法。
作为小组座谈会的核心，主持人的作用特别重要。一个优秀的座谈会主持人可以点石成金，一个素质不够的主持人会把座谈会变成聊天会。小组座谈会主持人三大必备基本素质如下：第一互动亲和能力；第二会议过程控制能力；第三提问和倾听能力。
座谈会的人数通常为6-10人，地点通常选择在会议室内举行，由主持人，与受访者以聊天的方式讨论，讨论的内容就要看个案的主题。通常座谈会的时间，大约是进行30分钟到两个小时都有。座谈会是一种圆桌讨论会议， 通常是由6－10个人聚到一起在一个主持人的引导下对某一主题进行深入讨论。
焦点小组调研的目的在于了解和理解人们对于这一主题的看法以及影响这种看法的背后的原因。座谈会不同于一问一答式的面访。因为是多人讨论，在有经验的主持人的主持下，受访者互相之间有一个互动作用，一个人的反应会成为对其他人的刺激，这种互动作用会产生比同样数量的人做单独陈述时所能提供的更多的信息。