提到重复报销,首先想到的就是电子发票吧,电子发票存在着两个让人头疼的特殊性:
不需要另外盖章,打印出来就有效;丢失纸质版电子发票,可重新打印。
电子发票是不需要税务机关专门制定的纸张打印的,换言之用一张白纸打印出来,这张发票就是有效的,也不需要另外盖发票专用章,获得纸质版的电子发票难度很低。
纸质版电子发票的丢失,无需作废,无需红字,只要重新打印出来,就可以报销。
以上两点,会让会计报销这些电子发票的时候产生一个疑虑:里面会不会有重复打印的电子发票存在?
其实对于大公司来说,这个问题很好解决,现在一些财务软件可以通过输入发票号码进行查重,有的甚至还配有扫码枪,扫一扫电子发票上的二维码,软件就会自动查重。但是对于小公司来说,花这么多钱去购买软件并不实际,有没有低成本又方便的方式,解决这个难题呢?
方法一:将开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税电子普通发票的开票信息,打印成增值税电子普通发票的文件作为报销附件,用传统办法粘贴报销。
方法二:接收开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税电子普通发票的开票信息,将电子发票信息保存在适当的媒介中,报销凭证上注明电子发票存放的位置及进入的路径。
方法三:财务部可以对电子发票进行统计,以发票号码作为标识,这样就能避免重复报销,还有个简易方法,在我们报销系统里增加电子发票号码字段。
方法四:通过Excel表格做台账。把所有的电子发票,发票编码统一在Excel表格中,从中筛选排除相同的发票编码,可防范电子发票重复报销。也可以再增加电子发票校验和鉴伪功能,如输入发票编码,即可判断发票的真假和是否为重复发票。
方法五:电子发票在报销系统中应用之外,还可以结合企业内部的ERP、CRM等系统,到时发票资料全部电子化集中处理,发票的管理也将变得简单,将大大提高企业运转效率。