会议的地点和大小是否合适，设施是否完备，会场的布置是否合理，会场营造的氛围是否与会议主题内容相符，都会直接影响会议效果。因此，组织会议的工作人员应重视会场的布置。会场形式的安排要根据会议的规模、性质和需要来决定。不同的会场布置形式反映了不同的意义、氛围、效果，适用于不同的会议目的。座谈会、讨论会的会场布置成半圆形、马蹄形、六角形、八角形、会子形，给人以舒适亲切的感觉。中型会议的会场以象形、扇形布置，给人一种正规严肃的感觉。大型茶话会、团拜会的会场最好是星星点，众星成月。大型会议通常在礼堂举行，形式是固定的。有讲台的会场，讲台是装饰的重点。因为会长队是整个会场的中心。一般来说，会长台上挂着红色的会标，用几个字表示会议名称。会长大学背景处可以悬挂徽章、红旗及其他艺术造型等。
会场背景的装饰除了仪仗队的装饰外，主要是指会场周围和会场入口。这些地方可以挂横幅标语、海报等，还可以在会客室周围的墙壁上挂几幅书画和有特色的工艺品等装饰，增加会场优雅的氛围。不同的色彩和色调会给人不同的心理感觉。例如，红色、橙色、黄色等颜色给人温暖、辉煌、兴奋的感觉。绿色、蓝色等颜色给人一种清新、庄重的感觉。因此，在时间长的会场上，绿色蓝色窗帘可以缓解与会者的疲劳。在代表大会和表彰庆祝大会上，会场的色调布置要明亮醒目，营造热烈、庄严、喜庆的氛围。例如，讲台两旁挂着明亮的红旗，周围挂着红底黄字的标语等。
讲台上的座位安排实际上是参加会议的领导和贵宾的顺序，因此职员必须认真对待。要想做好这件事，首先要要求领导确定坐在讲台上的人的准确名单，然后严格按照名单分配座位。重大会议仪仗队的座位安排名单一般由秘书部负责人亲自安排，供相关领导层审议。有些会议领导对座位次问题有特别的照顾，要根据领导的意见来处理。国内会议主席席位的阶数安排。一般身份最高的领导人坐在讲台前排的中央，而其他领导人则按照左右、左1、右、前后低的顺序排列。也就是说，名单上第二位领导人坐在第一位领导人的左边，第三位领导人坐在讲台上，如果坐在讲台上的人是偶数，那么以讲台中间为准，第一位领导人坐在基准点的右边，第二位领导人坐在第一位领导人的左边。
设置专业讲台可以突出报告人的地位，展示报告的重要性，体现会议氛围的庄严和隆重。因此，重要的代表大会、报告会等都需要设立专门的讲坛。一般来说，讲台只能设置在中央或右边。中间的座位要比讲台低。要防止报告者在讲台上挡住领导的视线。大会场也可以在讲台两侧设置讲台，允许代表上台发言。一些特别会议不设置会长队，只设置两个讲台。
会议全称以醒目的标语形式挂在讲台前幕的上演或帐篷上，就是会签。正式和隆重的会议都要挂会签。会签可以反映会议的严肃性，提出会议的主题和性质，起到刺激与会者参与感的作用。会徽是体现或象征会议精神的图案标记。一般挂在会长队帐篷的中央，形成会场的视觉中心，感染和诱因强。会徽一般有两个来源，一个是以我们组织的会徽为会徽。例如，党徽、国会、徽章等。另一种是公开向社会公开招募，选择最能体现或象征会议精神的图案作为会徽。