提交材料有两个途径：申请人本人提交或委托第三方提交。多数国家允许第三方提交， 但也有些国家只准许本人当面提交。
大部分使领馆只在上午接受申请材料，下午不接受。少数签证业务量大的使领馆，美国使馆，去使馆之前要电话预约。
交完材料后，使领馆一般会开具一份收据，写明何时出结果。等待时可凭此条查询或进入使馆。
访问目的和境外接待安排。使馆要求访问的目的明确，境外安排详细。有些申请人的访问活动可能不是自己亲自安排的，这样面谈前最好向有关人士弄清此行的目的。如果能带上文字性的说明材料，比如同境外业务往来、境外日程安排的复印件就更好。
签证是一个国家的主权机关在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注、或贴上一张标签，盖章或标签带有清晰的说明文字，以表示允许其出入本国国境或者经过国境的手续，也可以说是颁发给他们的一项签注式的证明。签证是国家主权行为，是一个国家对于其他国家的公民进行入境实施控制和管理的具体表现，以此达到维护国家安全及国内社会秩序的目的。
签证一般都签注在护照上，也有的签注在代替护照的其他旅行证件上，有的还颁发另纸签证。如美国和加拿大的移民签证是一张A4大的纸张，新加坡对外国人也发一种另纸签证，签证一般来说须与护照同时使用，方有效力。