财务管理规范化制度----借款和费用报销及审批程序制度一
1, 目的
为严格控制公司费用支出,加强费用管理,提高公司效益,本着合理,节约的原则,根据公司财务资金管理的有关规定,制定本制度.
2, 定义
本制度中所称费用是指集团公司生产,行政,营销等方面的管理费用.
3, 范围
本制度适用对象为集团公司所有人员.
4,职责
4.1,当事人负责申请及相关表单内容的填写.
4.2,部门主管,分公司负责人,主管总监(总裁助理)或总裁负责对事项真实性的审核及授权金额费用的审批.
4.3,集团公司办财务专员负责款项支付申请的初步审批.
4.4,财务专员负责驻外办事处人员费用报销凭证的审核和所有费用的稽核.
4.5,财务主办会计负责除驻外办事处人员之外的相关费用凭证的审核.
4.6,总裁负责相关费用和本制度的最终审批.
4.7,出纳负责款项的收入或支出.
4.8,集团公司财务部负责制度的编制与执行.
4.9,集团公司财务总监负责本制度的协助编制,审核,培训落实与监控执行.
4.10,总裁负责本制度的批准.
5,内容
5.1,请款流程(其它广告,参展等费用请款在5.3审批权限条款另加说明)
5.1.1,请款:请款人根据专项事务费用需要填写《请款单》,按5.3审批权限条款规定报上级签核.
5.1.2,审核:请款人将经上级签核后的《请款单》按5.3审批权限条款规定送交财务专员.
5.1.3,支出:财务专员审批后的《请款单》进行复核,然后由出纳根据复核后的《请款单》,向请款人支付款项,同时请款人须在《请款单》上签字.
5.1.4,请款5000元以上的大额备用金须提前一天通知财务部.
5.1.5,管理部门公务较多的人员可实行定额备用金,即可按规定预支保证公务合理工作需要的一定限额备用金,报销时可不抵借支,直接支取现金(详见表1):
财务管理规范化制度----借款和费用报销及审批程序制度二5.1.6,备用金借支人须在公务完毕后5个工作日内到财务部结清备用金.实行定额备用金的借支人须每3个月结清一次.原则上借支人必须按规定时限及时结清备用金,前款不清后款不借.如情况特殊,必须报请主管总监(总裁助理)或分公司负责人,以至总裁批复,依批复意见处理.
5.1.7,每年12月31日前,除12月下旬借支外其余所有个人借支的备用金都必须结清归还,逾期不还的,一次或分次从工资中扣回.
5.1.8,《请款单》是财务账务处理的依据之一,除当日借支当日归还的以外,报销费用时《请款单》不予退还;归还多借备用金时,由往来帐会计开具收据给报销者本人,请款单也不予归还,收据须妥善保管备查.
5.1.9,备用金是为保证公务需要而设,因私不得借支备用金.
5.2,费用报销程序
5.2.1,报销流程
5.2.1.1,报销:报销人自行粘贴票据并填制费用《报销单》或《差旅费报销单》,按5,3审批权限条款规定报上级签核.
5.2.1.2,审核:报销人将经上级签核后的《报销单》按5,3审批权限规定送交财务部门.
5.2.1.3,支出:财务部门按5,3审批权限条款权限审核后,由出纳根据复核后的报销凭证,向报销人支付报销款或收取归还的备用金余款;出纳收取归还的备用金余款往来帐会计须向报销人开具收据,《请款单》不予退回;报销人领取报销款项须在《报销单》上签字.
5.2.2,对原始票据的要求
5.2.2.1,所有票据:必须是合法的正式发票.
5.2.2.2,特殊情况:收据(财政票据除外)及白条必须有分公司负责人,主管总监(总裁助理)或总裁在相应票据注明签字后才予报销.
5.2.2.3,撕票:当事人必须于票面注明车号车牌,起止时间和地点(市内短途除外),并经分公司负责人,主管总监(总裁助理)或总裁核准签字后才予报销.
5.2.2.4,罚款单据:公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销.
5.2.2.5,发生的住宿,采购物料等费用必须注明公司名称,如发生填报有误,因此造成公司损失当事人需承担50%的责任.
5.2.2.6,原始票据的粘贴:交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界,须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴,覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离,票据较多时,可分行粘贴,不得竖向粘贴.
5.2.2.7,原始票据必须按交通票据,住宿票,招待票,通信票等不同类别和不同金额,分门别类进行粘贴,不能混合粘贴.
5.2.2.8,除交通票据外的其他票据,报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支的用途并签名.
5.2.2.9,不符合上述规定要求的报销单据,财务部有权退回,要求报销人重新整理.
5.2.3,费用报销后,由财务部记入相关费用明细科目, 按月上报总裁或其授权人审核.业务人员的费用列入个人销售费用进行成本考核.所有票据涉及二次签字的每月汇总报表交总裁或其授权人.二次签字情况主要有:撕票,空白发票等.
5.3,审批权限
5.3.1,备用金借支和费用的报销金额在2000元(含)以下的,由部门部长确认,分公司负责人,主管总监(总裁助理)审核,财务专员签字批准借支,主办会计审核报销凭证,可直接办理,事后集中报总裁或其授权人补签.
5.3.2,备用金借支和费用的报销金额在2000元以上的,由部门部长确认,分公司负责人,主管总监(总裁助理)审核,财务专员签字批准借支,主办会计审核报销凭证后,报总裁或其授权人审批后办理.
5.3.3,部门部长备用金借支和费用报销金额的,由公司负责人,主管总监(总裁助理)审核确认,财务专员签字复核借支,主办会计审核报销凭证后,报总裁或其授权人审批.
5.3.4,公司负责人,主管总监(总裁助理)的费用报销由主办会计签字审核后,报总裁或其授权人审批.
5.3.5,驻外办事处人员费用凭证的审核由财务专员代为办理,其它同上.
5.3.6,其它广告,参展或专项等费用由总裁委托授权经办人,提请财务专员审核,直接提交总裁或其授权人审批办理执行.
5.3.7,相关人员出差或外出时,由其部门职务代理人电话请示代为签字.
5.4,出差补贴标准
5.4.1,出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公世务,并根据本制度的规定享受相应标准的出差补贴,伙食补贴和交通补贴.
5.4.2,公司员工出差应严格履行报批手续,未经批准不得自行出差,自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担,公司不予报销.
5.4.3,公司各部门应严格控制出差人数,并考虑其完成任务的期限,确定合理出差日期,逾期出差应向上一级主管负责人报告,对因公出差人员,按相应标准报销出差费用.
5.4.4,有关标准
5.4.4.1,长途出差交通工具乘坐标准(表2):
备注:1,兼职人员补贴归口在相应专职公司领取,不重复享受补贴.
5.4.5,相关事项说明
5.4.5.1,在途期间以正午12点为界,出发起程在12点以前,返程到达在12点以后(以正常交通时间为准)按一天计算,其他按半天计算.
5.4.5.2,出差乘坐火车从晚上8点到次日早晨7点之间超过6小时,或连续乘车超过12小时的,可报销火车硬(或软)卧票(若为公司节约,则可享受30%硬座补贴).
5.4.5.3,出差人员当日有招待费发票的,当日不计算伙食补贴;当日有出租车票的,当日不计算交通补贴.招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由及相关人员,招待费发票未注明日期的,不予报销.一张招待费发票视同一天发生招待费并不予计算伙食补贴.需要乘坐出租车必须向部门负责人请示批准,报销时出租车票必须注明往返地点及用车事由,并经部门负责人二次签字,乘坐出租车的不予计算交通补贴.
5.4.5.4 ,出差人员交通费用报销原则上起,返程必须有电脑票;住宿费用报销需注明日期与时间,当日正午12点递延6小时内需起程的必须退房.
5.4.5.5,出差人员的交通住宿费用在标准内据实报销,超支部分自理.但参加包括住宿,市内交通与生活费用在内的会议和由邀请方承担费用的会议,不享受任何补助.
5.4.5.6,公司员工随同主管及以上级人员一同出差,其住宿标准可按主管及以上级人员相应标准执行;公司员工随同总经理一同出差,原则上不予发放伙食补贴和交通补贴;两人同住只能一人报销住宿费用.
5.4.5.7,考虑到全国各地实际情况的不同,为避免因住宿标准局限性给出差带来困难,不利于工作开展,给公司形象带来负面影响及增加个人负担,若因情况特殊,须报请分公司负责人,总监(总裁助理)或副总裁,总裁或授权人批准方可允许按实报销.
5.4.5.8,司机带车出差且当天不能返回的,实行每天住宿,生活补贴,不享受交通补贴,标准参见一般员工包干标准.
5.4.5.9,公司员工非因公需要绕行的,只能报销直达票价,差额自负,期间不享受伙食补贴,住宿补贴和交通补贴.
5.4.6,所有报销单据,依审批权限签核后,集中交到财务部,由指定负责人于每天8:30统一呈送总裁或其授权人进行最终审核批准,然后由财务通知报销人报销.
6,相关表单
6.1,《请款单》
6.2,《费用报销单》
6.3,《差旅费报》
6.4,《财务审批权限表》
参考资料：http://www.xiule.com/upfiles/2008/2008-10/2008-10-23/20081023100040227.doc