第1个回答 2022-08-03
胜利的大会--如何组织好会议
一、通知会议:一个都不能少
1.事前——工作的实际需要(哪些单位负责,哪些单位辅助);惯例(以前开过的类似的会议);领导有哪些意见。总之,要等领导审定名单后再发通知
2.会议通知容易遗漏的几类人群:老领导;本单位的新闻部门;外地的分支机构;新组建部门
3.内容(会议名称,开会时间,地点,提交材料,着装要求等)、方式(可以考虑微信群)、时间(不能过早又不能过迟),是会议通知的三要素
4.对每一个部门或人员都要进行“确认”,而不是想当然的“自说自话,自做自事”,要通过对发出同志的节节跟踪和时时“确认”,确保工作无一遗漏。
二、如何才能提高效率,避免在会海里淹死
1.开没有议程的会是浪费生命。
2.想按时吃饭就提前安排好议程。事项不能多,时间别太长,人员别太杂。
3.准备一个备忘录。为了让与会者更全面的了解需要上会讨论的事项,最好准备一个备忘录(最多一页纸,事项来源,争议焦点,请示事项,决策建议)。
三、开一个团结胜利的大会,千万别忽视这几个细节
1.贵宾室(领导小范围会见,以示重视,尽地主之谊);
2.在会场不能闲着,多方照顾,多方考量;
3.考虑好出入和停车问题;
4.背景板要注意散味
四、开会只信烂笔头,不靠好记性
开会只信烂笔头,不靠好记性——写会议记录或者会议纪要是很多办公室新人的第一课
1.开会前就要进入角色——尽可能多的了解会议的信息,比如会议的目的、时间、谁主持、谁出席,上一次会议的资料,抓住会议的重点
2.记录框架如下:
1开会的日期、时间、形式
2有什么人参与、谁是主持
3开这个会是要探讨什么问题
4问题的形式和现状是怎么样的
5提出什么解决方法或者观点
6达成什么共识
7还存在哪些问题
8后续工作如何开展
9谁负责什么事情,需要在何时完成
10下次的开会时间
3.记录不是录口供,要记要点,听明白要远比记下来更重要
4.趁热打铁整理记录——分类存档