浅谈总体数据规划
联合港埠公司技术部 程安广
二○○○年十月
浅谈总体数据规划
联合港埠公司技术部 程安广
摘要:本文论述了总体数据规划的必要性、总体规划的难点、总体数据规划的内容、如何组织总体规划，以及企业里不同层次的管理人员在总体规划中承担的职责等等。
关键词：MIS 总体数据规划 系统分析
一、 总体数据的必要性
要建造一所歌剧院大厅，如果不搞总体规划，那将是不可能的。一旦作出了总体规划，一些设计小组就可以分别进行各个部门的设计了。一项完整的信息工程，其复杂性并不亚于歌剧院大厅的建造。但是，在大多数企业里，总是不经过充分详细地搞好总体规划，考虑好各部门如何协调工作，就着手进行。不难想象，歌剧院大厅的总设计师不必专门地为各个部门，如舞台机构、音响设备或其它子系统进行详细设计，这些应该由不同的设计组去独立完成。信息系统的建设亦然。
随着计算机应用水平的不断提高和管理水平的不断提高，用户的需求不断地增长，一些老系统需要修改或重建，就连一些单项应用也要加以不断地维护，新的系统不断上马。特别是随着计算机设备的不断跌价，个人计算机越来越多地应用于管理的各个部门，要发挥这些设备的功能，必须把它们有机地联系起来，既能满足每个管理人员的信息需要，又能给决策层领导提供及时的信息。这时，人们才吃惊地发现，分散的开发所带来的严重后果：修改原先的软件，重新组织数据，连成一个统一的大系统，所耗费的人力和资金比重新建立还要多；甚至，采取维护和修改的办法是根本行不通的。系统维护问题就象病魔一样缠住了数据处理的发展，这就是人们所说的“数据处理危机”。总体数据规划的诞生，就象其它理论的出现一样，有着自己的特殊原因和动力，它是数据处理危机的必然结果。
二、总体数据规划的难点
大型信息系统的建设是一项复杂的信息工程，首先要进行总体规划或战略规划，这一点逐渐为更多的人所意识到。如联合港埠公司人事档案管理信息系统，用它或它的子集的地方竟达近十处之多。如劳人部要掌握人员基本档案、配偶档案、家庭成员、主要社会关系等等；技术部要掌握专业技术人员的分布、学历、专业、再教育情况等等；党委办公室要掌握先锋队的情况；团委要掌握团员的分布、年龄构成等情况；治保办则从安全的角度掌握特殊人员的档案；总务部则需要房屋承租人的单位、工龄、住址、面积、暖气投资、煤气投资等情况；而在作业票数据处理系统中，则有门机司机代码、流机司机代码、调度员代码、理货员代码，以便计算其计件工资。
总体数据规划是信息工程规划工作的基础与核心。但在许多单位的软件开发过程中，由于缺少必要的总体数据规划，致使事倍功半，或者虽然知道它的重要性，但对其难度估计不足。
总体数据规划的难点有三：
（一）、管理方面。
数据流设计的最大障碍是部门设置的条块分割，总体规划要为用户方面提供一种灵活性，使他们能积极主动地建立他们所需要的系统，又要遵循一定的规则，使这些系统保持一致性，不论是现在还是将来都能相互交换数据。然而，总体规划的阻力主要来自企业里的一些用户（包括高级管理人员）和一部分习惯于独立开发的数据处理部门的人员。企业里的用户总想要拥有自己的信息资源，只关心与自己有关的系统的建立和修改。习惯于独立开发的人好象一些无政府主义者，以为最好是自己想干什么就干什么。其实，社会需要一定的基础结构，有法律、法令和规章制度，才能保障其成员有更多的创造自己生活的自由。
例如计件工资处理子系统中对“袋物”的计件定额是一样的，而不管它是“袋化肥”还是“袋粮食”，但在统计部门的成本分析中，不同货类作业的能耗差距甚远。所以统计部门能耗分析子系统的原始数据是作业票计件工资处理子系统中的数据加上“货类”。而计件工资处理子系统又不隶属于统计部门，操作员就不愿送“货类”，“嫌麻烦”。这种扯皮现象存在于许多系统中。
（二）、技术方面。
1、 计算机技术方面
系统平台、操作系统、数据库管理系统和应用软件系统的“连接”需要多方面的知识。例如有的数据库系统用FOXBASE，有的用VFP，有的用ORACLE。有的时候，负担已经很重的数据处理部门还不得不拿出很多时间来维护旧系统，还要开发一些新的项目，而新项目的时间要求又很紧。有时候，他们没有胆量来试验那些不熟悉的方法，对于眼前的项目只运用他们所熟悉的、牢靠的方法。
2、“业务”技术方面
这里“业务”指用户的业务与管理知识，如：必须懂得房改政策才能算出售房价格，懂得调度室业务知识，才能对船舶预确报、作业计划的程序进行修改，等等。懂了这些业务，才能编出这些软件，了解了这些软件，也就懂了这些业务。所谓融会贯通就是这个意思。很少有软件人员既懂船舶调度、火车调度，又懂物资管理与设备管理。
（三）、用户方面
用户最了解业务过程和管理上的信息需求，但是由于一些用户素质差，或不了解计算机工作的特点，而提出一些似是而非的需求；有的甚至提出“打字员”的需求，每月底帮着打印表格；有时对同一个问题，不同的用户有不同的提法；有时同一个人对同一个问题也前后提法不一致。
三、总体规划的内容
总体规划的目的不应该是包括一切的完整的设计，而应该是提出一个稳定的基础结构，其中各个的模块设计可以被连接起来。那种综合的、包括一切的设计太复杂，众多部门的相互影响，数不清的变化都纠缠在一起，实现的代价也很高。而这种基础结构，应该是管理上所需要的一组最小数目的模块，并能保证系统的扩充和互用。在良好网络结构和稳定数据模型的基础上，用户就有了使用他们所需要的信息资源的自由。
总体规划的内容应当在如下三个层次上进行：
（一）、战略的业务规划
大多数企业都有战略的业务规划，而且所有企业都应有这样的规划。战略业务规划描述企业的基本目标、发展战略和企业的指标。现在的政策和技术发展能改变企业的各个方面，在某些情况下改变企业的业务类型，改变制造方法，改变服务，改变信息流和决策的制定，并由此影响管理结构，影响产品的竞争机会。
（二）、战略的信息技术规划
企业计算机应用的发展需要加以规划，这样才能使数据库和办公自动化得到健康的发展。如果没有规划，系统的不一致性问题就会越来越多，就象杂草长满花园一样，与杂草不同的是，这些不一致性要想在系统中根除是极为困难的。
（三）、战略的数据规划
一个企业中有许多数据实体和它们的属性，可以与应用项目和系统相互独立地加以定义。管理、知识、技术的变化常常超出我们的认识，但是数据模型如果经过严格的分析和管理，可以保持稳定。通过总体数据规划所得到的数据模型将是富有生命力的，在长达数年之内，它们可以仅有微小的调整和增加，就可适用于多种类型的系统和数据库。
四、人员培训
一个企业准备进行总体数据规划，意味着要采用一套科学的方法进行信息工程的基础建设。这套方法对参加者的大多数来说是新颖的，必须通过适当的培训使他们掌握这套方法。可以说，能否使参加规划的人员掌握科学的方法，是总体数据规划工作能否成功的另一个关键因素。
首先是企业最高层管理人员的培训。通过参加培训班或业余讨论班，或阅读等形式，使企业最高层管理人员（特别是一、二把手）了解计算机化企业的概念、总体数据规划的意义、一般方法、所需人员及必要的条件，从而有利于本企业信息工程建设的正确决策，组织好工作班子，检查、验收各阶段的工作成果。在规划工作中，企业最高层、高层管理人员将以不同的方式参与，有的是用户分析员，有的是核心小组成员，有的要接待调查者的访问，就企业目标、业务模型、信息需求等问题作出回答。如果这些不经培训和学习，就达不到良好的效果。不少单位的最高层管理人员与数据处理部门缺乏必要的交流和联系，存在一些隔阂。培训中应注意少用技术行话，多结合业务实际。这种高层管理人员的培训，一般由系统分析员承担，总的目的是使他们认识到，在不远的将来，最高层管理者必须建立一个高度计算机化的企业，实现这一目标的基础是全企业范围的数据分析规划。
用户分析员和广大最终用户，也应有一些相应的培训，以保证企业模型和数据分析工作的顺利进行。
五、如何组织进行总体数据规划
总体数据规划的方法有很多，有自顶向下的，有自底向上的。全局规划需要一个人来全面掌握，如数据资源的工作或整个信息系统的规划工作。信息资源规划员必须听取高层管理者的意见，而高层管理者必须签字批准信息规划员所做的规划，若不做到这两点，所作出的规划经常会出现争论不休，使规划不能付诸实现。
全部规划工作应由数据规划小组来完成。小组成员由高层管理人员与数据处理管理人员组成。信息系统的最终用户，是指那些直接使用计算机应用系统的各层管理人员，包括最高层、高层管理人员、中层管理人员和基层管理人员。这些人员中要抽出一部分人在总体数据规划期间代表所在的部门参加工作，称为用户分析员。用户分析员的人数应适合企业的规模，并能覆盖全部业务职能区域。用户分析员既是规划工作的具体参加者，又是数据规划小组与广大管理人员的联系者，因此，应注意选择有经验的、素质好的人员，否则将影响所在部门的分析规划工作，也影响全局工作。
用户分析员要经过培训，学会识别企业过程、分析业务活动和数据模型工作。用户分析员完成所在部门的有关分析工作后，数据规划小组进行综合，完成全企业的业务模型和信息结构规划。代表各业务职能区域的用户分析员除了发挥自己的知识与经验外，在规划分析过程中要经常与其他管理人员打交道，其中包括对负责人的调查访问，同他们讨论问题，整理并反映他们的意见和见解，然后通过一定的图表或其它文档资料的形式反映给数据规划小组。
值得提出的是，不论是数据规划小组，还是用户分析员，都必须保证在数据规划期内能持续地参加实际工作，绝不要任何只挂名而不实干的人员。如果没有决心组建这样的工作班子，这说明暂不具备进行总体数据规划的条件，就不要开始这项工作。总体数据规划成功与否的关键在于企业最高层领导的全力支持和高层管理干部的亲自参加。如果领导班子意见尚不一致，又没有高层管理人员参加实际工作，只交给一些中低层管理人员或请外单位来搞总体规划，是注定要失败的。任何一位打算用计算机为企业带来效益的企业家，应该对总体数据规划有战略的眼光，有决心、有魄力抓好这项对企业计算机有深远影响的大事。
参考文献：
1、 James Matin,Strategic Data-Planning Methodologies,1995
2、 R.M.Tagg,Classifying The Tools And Their Functions,1998
参考资料：WRITE BY MYSELF